La procédure pour remplir une feuille de temps de travail. Enregistrement des heures de travail dans une entreprise : la procédure et les caractéristiques du remplissage des feuilles de temps. Quel est ce document et à quoi sert-il ?

Une feuille de temps pour l'enregistrement des heures de travail et le calcul des salaires selon le formulaire unifié T-12 est nécessaire pour enregistrer et enregistrer le temps travaillé par le personnel et calculer ses salaires. Vous devez établir une feuille de temps conformément aux instructions approuvées par la résolution n° 1 du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004. Vous n'êtes pas obligé d'utiliser le formulaire unifié T-12, vous avez le droit d'élaborer un formulaire pour suivre votre temps, mais un formulaire prêt à l'emploi est plus facile à utiliser.

Exemple de remplissage du formulaire unifié T-12

Le formulaire unifié T-12 contient deux sections :

Suivi du temps de travail ;
Paiement des salaires du personnel.

La feuille de temps enregistre toutes les heures de travail travaillées et non travaillées par l'employé en heures/minutes. Vous pouvez remplir la feuille de temps en utilisant l'une des méthodes suivantes :

Remplir les registres de présences et d'absences. Dans ce cas, dans la colonne 4 du jour où le salarié a par exemple effectué des heures supplémentaires (un jour de congé), il faut indiquer la durée normale du temps de travail et le temps des heures supplémentaires dans une cellule séparée par une barre oblique. ou entre parenthèses. Pour ce faire, dans la cellule du haut, vous écrivez « I/S » et dans la cellule du bas – « 8/3 », où « 8 » est la durée normale de la journée de travail, qui est établie pour l'employé et travaillée par lui, et « 3 » est ce qui a fait des heures supplémentaires.
De plus, vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires dans la colonne 4 en regard du nom et des initiales du salarié afin d’y afficher les heures supplémentaires. Veuillez noter que pour compléter les lignes, vous n'avez pas besoin d'émettre un arrêté pour modifier les détails des formulaires.
Enregistrer dans la feuille de temps uniquement les écarts par rapport à la durée normale, c'est-à-dire les absences, les heures supplémentaires effectuées, etc. Dans ce cas, le jour où le salarié a effectué des heures supplémentaires, la lettre code « C » doit être notée dans les premières lignes de la colonne 4. Sous ce code, dans les lignes inférieures, la durée des heures supplémentaires doit être indiquée.

Dans les colonnes 5 et 7, il est nécessaire de refléter le nombre d'heures travaillées pour la moitié du mois (première et deuxième). À la fin du mois, vous devez remplir les éléments suivants sur votre feuille de temps :

colonne 8, indiquant le nombre total de jours pendant lesquels l'employé a travaillé pour le mois ; colonne 9, où noter le nombre total d'heures travaillées par le salarié par mois, en tenant compte des heures supplémentaires ;
colonnes 10, 11 et 12. Elles indiquent séparément les heures supplémentaires effectuées par mois ;
colonne 14 - il s'agit du nombre total de toutes les absences des employés pour le mois (heures (jours)) ;
dans les colonnes 15 et 16, inscrire le code du motif d'absence et le nombre de jours/heures d'absence du salarié ;
colonne 17, où sont résumés tous les week-ends et jours fériés du mois.

Si l'entreprise enregistre les heures travaillées et calcule les salaires séparément, il n'est pas nécessaire de remplir la section 2 de la feuille de temps. Dans ce cas, la section 1 du bulletin sera utilisée comme un document indépendant distinct (voir exemple de remplissage).

Un bulletin de notes au format T-12 est délivré un exemplaire par mois pour tous les salariés de l'entreprise. Une personne responsable est responsable de sa préparation - par exemple, un employé du service des ressources humaines. Le document final est signé par le chef du service ou de l'entreprise et l'employé du service RH, après quoi la feuille de temps complétée est envoyée au service comptable.

Exemple de remplissage du formulaire unifié T-12.

En pratique, les règles de tenue d'un document tel qu'une feuille de temps soulèvent un grand nombre de questions chez de nombreux spécialistes. Des difficultés pour préparer ce document surviennent souvent, notamment lorsqu'il s'agit de travailleurs à temps partiel, de salariés mineurs, etc.

Chaque entreprise doit tenir un registre des heures de travail. Ces responsabilités peuvent être confiées à un responsable du personnel, un gestionnaire, un comptable, etc. L'inscription s'effectue à l'aide d'un formulaire spécial agréé par Rosstat. Il s’agit du formulaire 0504421 ou simplement d’une feuille de temps, nécessaire pour enregistrer la présence ou l’absence du salarié au travail.

Une feuille de temps (formulaire 0504421) est requise pour les éléments suivants :

Contrôle des horaires de travail dans toute l'entreprise ou dans un service distinct.
Comptabilisation des journées de travail des salariés, ainsi que des arrêts maladie, déplacements professionnels, vacances, etc.
Enregistrement de l'absentéisme.
Saisir des informations sur les nouveaux subordonnés dans la feuille de temps.

Chaque employé de l'entreprise reçoit son propre code unique, qui permet de remplir une feuille de temps. Ce numéro ne change pas même en cas de mutation interne d'un salarié.

Formulaire de bulletin

Il existe deux formes de feuilles comptables : T-12 et T-13. En outre, la loi n'interdit pas l'utilisation par la direction de l'entreprise de documents élaborés par elle-même. Deux types de feuilles de temps sont conçus pour des besoins différents :

T-12. Il est rempli manuellement par le responsable du personnel. Aujourd'hui, ils sont utilisés beaucoup plus souvent.
T-13. Ce formulaire documentaire est destiné uniquement au traitement automatisé des données. Toutes les informations sont saisies à l'aide d'un ordinateur, après quoi le bulletin doit être imprimé et signé.

Aide : si le manager souhaite utiliser ses propres formulaires, il peut prendre comme exemple les formulaires standards.

Règles de remplissage

En sachant remplir correctement un document, il est très simple de minimiser le nombre d'erreurs commises. Un exemple de formulaire est disponible sur Internet. Les règles de tenue des feuilles de temps sont les suivantes :

La personne qui remplit le document doit indiquer exactement combien de jours et d'heures le subordonné a travaillé.
Les informations sur la feuille de temps sont saisies exclusivement par une personne autorisée.
Une fois les formulaires remplis, ils sont signés par le gestionnaire et le responsable du personnel.
Ensuite, toutes les feuilles de temps signées sont transférées au service comptable.

Cet ordre n'est jamais violé. Les instructions pour remplir le document sont les suivantes :

La personne dont l'autorité inclut le remplissage de ce document doit indiquer le nom de l'entreprise, le numéro de feuille de temps, les délais comptables, etc.
Ensuite, la section n°1 est établie.

Dans cette section, le responsable du personnel doit remplir les champs appropriés et indiquer les codes que le service comptable utilisera ultérieurement pour calculer les salaires. La section n°2 y sera également remplie.

Quant aux codes, les plus courants sont :

« I » et « 01 » – travaillez selon l'horaire habituel ;
« C » et « 05 » – traitement ;
« P » et « 14 » – congé de maternité, etc.

Les jours de congé peuvent être indiqués sur la feuille de temps de deux manières, selon le motif pour lequel ils sont accordés. Exemple : si le jour de congé a été perçu en supplément et n'est pas payé, alors « B » est indiqué, et s'il s'agit d'un jour de congé payé, alors « OB ».

Le travail les jours fériés est également enregistré différemment. Exemple : lorsqu'un subordonné reçoit un paiement pour son travail un jour férié, « RV » est utilisé. Mais s'il prend un jour de congé supplémentaire pour ce quart de travail, le responsable du personnel lui donne « NV ».

Dans de nombreuses entreprises, il arrive souvent que les informations contenues dans la feuille de temps soient erronées. Disons qu'un employé est tombé malade et ne l'a pas signalé, mais que le responsable du personnel a indiqué que la raison de son absence est inconnue. Après récupération, la personne apporte le droit, mais la feuille de temps a déjà été établie et remise au salarié pour paiement. Ce qu'il faut faire?

Le spécialiste doit alors utiliser une feuille de temps corrective. Il est généralement délivré après la fin de la période de facturation. Les informations correctes sont saisies dans le document et une note de la personne qui le remplit est également jointe. La note indique les raisons pour lesquelles la feuille de temps initiale a été mal remplie.

Il n’existe pas de formulaire spécial pour le document, il peut donc être rédigé sur papier à en-tête de l’organisation. Typiquement, le document à remplir est de deux types :

Complètement identique à la forme originale. La fiche de rapport correctif duplique toutes les informations du premier document, sauf bien entendu les informations erronées.
Contient uniquement des corrections. Ce type de document est moins courant, mais il n'est pas interdit par la loi.

Sur la base du bulletin correctif, le service comptable procédera au recalcul nécessaire des paiements.

Délais

Quant aux périodes de facturation, les jeunes professionnels doivent savoir qu'une telle période est toujours d'un mois calendaire. Vous ne pouvez pas remplir un bulletin scolaire pendant un trimestre ou un an. Et à la fin de chaque mois de travail, le salarié habilité est tenu d'établir des documents pour chaque salarié et de les remettre à la personne qui signe la feuille de temps.

Il n’y a eu aucun changement à cet égard ni en 2015 ni en 2016. Si l’employeur apporte des changements, les collaborateurs RH seront les premiers informés.

Responsabilité

La bonne réalisation de la feuille de temps relève de la responsabilité de la personne habilitée à le faire. Cependant, les inspecteurs enregistrent souvent divers types d'infractions :

divergence dans les informations concernant les revenus d’une personne ;
utilisation incorrecte des codes ;
calcul incorrect des indemnités basées sur les congés de maladie.

Pour ces erreurs, le fonctionnaire peut être poursuivi administrativement, ce qui implique une amende pouvant aller jusqu'à 5 000 roubles. Mais si l'entreprise ne délivre pas du tout de document sur le temps de travail, le dirigeant peut être condamné à une amende de 50 000 roubles.

Fonctionnalités de remplissage

Les chronométreurs doivent souvent prendre des notes sur le document indiquant un écart par rapport au mode de fonctionnement standard. Il est important de rappeler que cela ne peut se faire que sur la base de justificatifs (certificat médical, etc.).

Mais le plus souvent, des difficultés de préparation des documents surviennent si un subordonné part en voyage d'affaires. Afin d'éviter les erreurs, les agents du personnel doivent connaître certaines nuances :

Le salarié est en déplacement professionnel les jours fériés et les week-ends, ce qui lui permet d'être payé le double. "KM" est saisi.
Le subordonné est en vacances. Cela signifie que « OT » est placé dans les cellules vides correspondant aux week-ends. S'il y a des jours fériés chômés, ils doivent être exclus.
Un nouvel employé apparaît. Par conséquent, dans toutes les cellules vides pour les dates précédant son emploi, vous devez mettre « XX ». Ces symboles doivent être utilisés lorsque l'employé est déjà parti et que le bulletin mensuel n'est pas encore fermé.

Avant de commencer à tenir les feuilles de temps des employés, vous devez lire les instructions pertinentes et connaître toutes les nuances de l'enregistrement. Après tout, les erreurs commises dans ce cas affectent tout d'abord les salaires du personnel, le nombre d'absentéisme et la durée des vacances. Tous les documents fournis par les employés doivent être vérifiés très attentivement.

Attention! En raison des récentes évolutions de la législation, les informations légales contenues dans cet article peuvent être obsolètes !

Notre avocat peut vous conseiller gratuitement – écrivez votre question dans le formulaire ci-dessous :

La feuille de temps est destinée à saisir des informations sur le temps réellement travaillé par les salariés des organisations. Il faut dire que le formulaire de feuille de temps n'est pas strictement obligatoire - en principe, il peut être arbitraire, c'est-à-dire que chaque entreprise est libre d'utiliser son propre formulaire de feuille de temps si un tel besoin s'en fait sentir. Cependant, le formulaire a été développé et recommandé pour son utilisation par le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie et est préférable.

DES DOSSIERS

Qui remplit la feuille de temps ?

Le formulaire est rempli soit par un employé du service RH, soit par le chef d'une unité structurelle, soit par un chronométreur spécialement embauché pour cette fonction. Sur la base des informations saisies, les spécialistes du service comptable calculent les salaires et autres paiements des employés de l’organisation. En fait, la feuille de temps est l’un des documents comptables les plus importants. Et si les petites entreprises peuvent facilement s’en passer, les grandes entreprises sont tenues de conserver de telles feuilles de temps.

En fonction du système de dossiers du personnel adopté dans l'entreprise, une feuille de temps peut être générée soit pour tous les employés de l'organisation, soit conservée séparément dans chaque service.

La feuille de temps est un document ordinaire, c'est-à-dire qu'une nouvelle copie doit être compilée chaque mois, de sorte que le numéro de série de la feuille de temps sera égal au numéro de série du mois au cours duquel elle a été créée. La période de préparation des feuilles de temps couvre tous les jours du mois.

Vous pouvez remplir la feuille de temps par voie électronique ou par écrit. Cependant, après avoir saisi toutes les informations nécessaires, il faudra encore les imprimer pour les signatures des personnes responsables.

Formulaire T-13. Caractéristiques de forme

Commençons par le formulaire T-13, qui est désormais beaucoup plus souvent utilisé pour la tenue des feuilles de temps.

Le formulaire unifié T-13 ou feuille de temps électronique est bien connu des collaborateurs du service RH. Ce n’est pas la seule méthode, mais c’est certainement la manière la plus courante de comptabiliser les heures travaillées. Si vous conservez des registres manuellement, vous devez utiliser le formulaire T-12.

Les feuilles de temps sont un outil courant pour suivre la présence des employés. Le formulaire T-13 permet d'enregistrer en détail les motifs d'absence du travail, notamment les congés étudiants en cours de session, le perfectionnement et plusieurs types de congés d'invalidité. Le délai pour lequel le document est complété peut être inférieur à 31 jours.

Un T-13 rempli constitue la base de calcul des salaires.

Format pour remplir une feuille de temps de travail en T-13

Contrairement aux tableaux arbitraires au contenu similaire, le T-13 contient des données sur l'entreprise, notamment la forme de propriété et l'OKPO. Le numéro du document est saisi conformément aux exigences internes de tenue des feuilles de temps.

Le nom du département est également affiché en haut. Rappelons que le chef de ce service (même si le remplissage de la feuille de temps ne relève pas de sa responsabilité) doit signer le formulaire complété.

L'ordre des salariés est déterminé par décision du responsable. Le plus souvent, on retrouve un tri alphabétique, comme dans notre exemple, mais la possibilité d'un classement par matricule est possible (colonne 3).

Dans la colonne 4 nous mettons des notes par jour :

je— (présence) jour ouvrable,
DANS- jour de congé,
DEPUIS- vacances,
PR— présence un jour de congé (working off),
À- voyage d'affaires,
PC- entraînement,
U- un congé d'études avec appel d'un établissement d'enseignement,
B- arrêt maladie avec arrêt maladie,
T- congé de maladie sans solde sans congé de maladie.

Sous la marque I, nous mettons le nombre d'heures travaillées ce jour-là. Dans la colonne 5, nous résumons le nombre de I dans la ligne et le nombre d'heures. Nous obtenons 4 valeurs pour 2 moitiés du mois. Dans la colonne 6, nous résumons les valeurs et obtenons le chiffre final des travaux du mois.

Le nombre d'heures pour les cas B, OT, K, B et autres n'est pas indiqué dans la quatrième colonne. Pour cela, il y a les colonnes 10 à 13.

Comptabilisation des congés de maladie, des vacances ou des absences pour d'autres raisons

Les codes de désignation peuvent être différents (par exemple, numériques). Il n’existe aucun format spécifique requis par la loi.

La notation X montre que l'on ne prend pas en compte ce jour : par commodité, le mois est divisé en deux lignes de valeurs inégales. Pour les mois de 30 jours (par exemple novembre, la colonne ressemblera à ceci (pour plus de commodité, le 31e chiffre « inexistant » est surligné en rouge) :

T-13 pour novembre

Par analogie, le T-13 est rempli pour les visites en février.

Les colonnes 7 à 9 indiquent le code de paiement, le nombre de jours et le type de frais. Notre exemple utilise les codes suivants :

2000 - Journée de travail commune,
2300 – congé de maladie (prestation d'invalidité),
2012 - vacances.

Solution alternative

Certaines entreprises approuvent une version légèrement simplifiée de la feuille de temps sans détailler les raisons des omissions. La colonne 4 indique seulement 2 codes :

je- jour ouvrable,
N- journée non travaillée.

Cette méthode peut s’avérer peu pratique car elle n’enregistre pas les congés de maladie.

Cas spéciaux

Comment remplir le T-13 pour les salariés participant à des conférences et autres événements de formation ?

Cela dépend de la position de l'entreprise. Ces jours peuvent être comptabilisés en jours ouvrables (I), ou en jours de perfectionnement (PC). Les taux de rémunération peuvent également varier.

Puis-je coder une valeur supérieure à 8 heures ?

Oui. Peut-être s'il y avait une ordonnance spéciale concernant les heures de travail prolongées. Les heures supplémentaires peuvent être marquées du symbole C.

Quelle est la différence entre les bulletins T-12 et T-13 ?

Le premier est un formulaire de présence manuel. La seconde est électronique. De nombreux services comptables sont aujourd'hui passés au T-13, car il peut être automatiquement collecté à l'aide d'un programme spécial.

Formulaire T-12

Tout d'abord, comme dans tout autre document du dossier du personnel, vous devez d'abord saisir les coordonnées de l'organisation dans la feuille de temps : son nom complet indiquant le code OKPO (doit être extrait des documents d'enregistrement), son statut organisationnel et juridique (IP, LLC, CJSC, JSC), ainsi que l'unité structurelle (département) pour laquelle cette feuille de temps est tenue (si nécessaire).

Ensuite, vous devez saisir le numéro de document pour le flux de documents interne dans la colonne appropriée, et indiquer également la période de reporting prise en compte par cette feuille de temps.

Codes numériques et alphabétiques dans la feuille de temps

Cette partie de la feuille de temps comprend les codes alphabétiques et numériques utilisés pour renseigner les informations nécessaires aux salariés, ainsi que leur décodage. Ils doivent être inscrits dans la partie principale de la feuille de temps afin de refléter brièvement et clairement le temps effectivement passé par l'un ou l'autre salarié sur le lieu de travail, ainsi que les raisons de son absence du travail. Si les spécialistes du service RH doivent saisir des codes supplémentaires dans ce formulaire de feuille de temps, ils peuvent être développés indépendamment et saisis dans ce tableau.

Enregistrement du temps de travail en T-12

Cette section de la feuille de temps est la principale : c'est là que le temps de travail est enregistré. Tout d'abord, vous devez saisir le numéro de série de l'employé dans la première colonne de cette section, puis dans la seconde - son nom complet (de préférence son nom complet et son patronyme pour éviter toute confusion et erreurs). Dans la troisième colonne, vous devez insérer le matricule du salarié qui lui a été attribué au cours de son emploi (il est individuel et jamais répété).

Pour chaque employé, la feuille de temps comporte deux lignes : elles contiennent des informations cryptées sur la présence ou l'absence sur le lieu de travail chaque jour calendaire du mois. De plus, il est nécessaire d'indiquer immédiatement le motif de l'absence du travail, s'il a été établi.

Le motif est indiqué sur la ligne du haut en face du nom complet du salarié, et sur la ligne du bas le nombre d'heures réellement travaillées, et si le salarié ne s'est pas présenté sur le lieu de travail, la cellule du bas peut être laissée vide.

L'étape suivante consiste à calculer le nombre total d'heures et de jours réellement travaillés pour des périodes de deux semaines, et à la fin du tableau - le résultat des calculs pour le mois.

Dans ce cas, vous devez veiller attentivement à ce que le nombre total de jours calendaires dans un mois coïncide avec le nombre de jours ouvrables, week-ends et jours fériés indiqué pour chaque employé.

Il faut dire que parfois les personnes chargées de remplir la feuille de temps ne saisissent que les informations relatives aux jours d'absence du salarié du lieu de travail. Cependant, cette option peut entraîner des erreurs de personnel et de comptabilité, il est donc déconseillé de l'utiliser.

Date et signatures des personnes responsables

Une fois la feuille de temps remplie, le salarié qui en est responsable doit indiquer son poste, ainsi que mettre une signature dans les cellules appropriées, qui doivent être déchiffrées. Le bulletin scolaire doit également être approuvé par le chef de l'unité structurelle ou le directeur de l'entreprise - en indiquant également le poste et la signature avec un relevé de notes. La dernière chose que vous devez inscrire est la date de remplissage de la feuille de temps.

L'établissement est-il obligé d'utiliser une feuille de temps dans ses activités (f. 0504421) ? Des modifications peuvent-elles être apportées à ce document ? Comment remplir correctement une feuille de temps si les salariés présentent des écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail au cours du mois ?

Conformément aux dispositions de l'art. 91 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de tenir un registre du temps réellement travaillé par chaque employé. Les informations relatives à l'enregistrement du temps de travail sur la base des arrêtés (instructions) du chef de l'établissement sont reflétées dans le bulletin d'utilisation du temps de travail (f. 0504421) par la personne chargée de son établissement. La feuille de temps complétée (f. 0504421) et les autres documents signés par les responsables sont remis au service comptable dans les délais impartis pour le calcul des salaires des salariés de l'établissement et pour l'établissement d'une feuille de paie (f. 0504401) ou d'une feuille de paie ( f. 0504402) sur sa base). Regardons les caractéristiques du remplissage de la feuille de temps (f. 0503421).

Pour commencer, notons que toutes les institutions budgétaires de l'État (municipales), en vertu des dispositions de l'art. 9 de la loi sur la comptabilité, ordonnance n° 52n, dans leur travail, ils utilisent une feuille de temps (f. 0504421) pour enregistrer le temps de travail. L'utilisation d'un autre formulaire n'est pas prévue par la législation de la Fédération de Russie. Parallèlement, les informations complémentaires requises par le sujet de la comptabilité peuvent être inscrites dans la feuille de temps (f. 0504421) (cette norme est prévue dans les recommandations méthodologiques approuvées par l'arrêté n° 52n). Il est inacceptable d'exclure les informations (colonnes, lignes) disponibles dans la feuille de temps (f. 0504421).

Concernant les règles de remplissage de ce formulaire, nous notons les suivantes :

Le choix du mode de remplissage de la feuille de temps (f. 0504421) est déterminé par l'acte de l'établissement dans le cadre de l'élaboration de la politique comptable de l'établissement. Parallèlement, les colonnes 20 et 37 du bulletin (f. 0504421) prévoient le reflet des informations dans le contexte uniquement des « apparitions » ou uniquement des « non-apparitions ». Le choix de la méthode appropriée pour refléter les informations dans le bulletin (f. 0504421) est fixé par un acte de l'établissement dans le cadre de l'élaboration de sa politique comptable. Ainsi, lors du remplissage de la feuille de temps (f. 0504421), il est permis d'enregistrer uniquement les cas d'écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail (week-ends et jours fériés, congés réguliers, supplémentaires, etc.).

Si l'établissement a enregistré dans sa politique comptable le remplissage de la feuille de temps en enregistrant les cas d'écarts, alors pour chaque employé ayant eu des écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail, sont reflétés les éléments suivants :

dans la moitié supérieure de la ligne - heures d'écarts ;

dans la moitié inférieure de la ligne - symboles d'écarts, heures de fonctionnement la nuit.

Lors du remplissage de la feuille de temps (f. 0504421), des symboles sont utilisés, notamment :

Nous remplissons un fragment du bulletin (f. 0504421) avec enregistrement des écarts.

Le bulletin (f. 0504421), conformément à la politique comptable approuvée de l'établissement, reflète l'enregistrement des écarts. Le chef de service (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en congé annuel payé du 19/06/2017 au 30/06/2017. Le comptable (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en déplacement professionnel du 13/06/2017 au 16/06/2017, et a travaillé intégralement les jours restants. L'enseignant (travaillant selon un horaire 2/2 à raison de 12 heures par jour) a bénéficié d'un congé pour raisons familiales sans solde pendant la période du 05/06/2017 au 06/06/2017, le reste du temps il a travaillé à plein temps .

Nous remplissons un fragment de la feuille de temps (f. 0504421) enregistrant les écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail pour juin 2017 :

Poste (profession)	Jours du mois
																du 1er au 15

Chef de département



Comptable



Éducateur

Dans ce cas, le bulletin ne contient que des informations sur l'absence de l'employé du lieu de travail pour quelque raison que ce soit, le nombre total de jours (heures) de son absence du travail est inclus.

Nous remplissons un fragment de la feuille de temps (f. 0504421) avec enregistrement des heures de travail effectives.

Supposons que la politique comptable de l’établissement établit : la feuille de temps (f. 0504421) reflète les heures de travail réelles des salariés de l’établissement. En utilisant les conditions données dans l’exemple précédent, considérons à quoi ressemblera un fragment de la feuille de temps (f. 0504421).

Le chef de service (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en congé annuel payé du 19/06/2017 au 30/06/2017. Le comptable (une journée de travail de 8 heures a été instaurée) était en déplacement professionnel du 13/06/2017 au 16/06/2017, et a travaillé intégralement les jours restants. L'enseignant (travaillant selon un horaire 2/2 à raison de 12 heures par jour) a bénéficié d'un congé pour raisons familiales sans solde pendant la période du 05/06/2017 au 06/06/2017, le reste du temps il a travaillé à plein temps .

Un fragment de la feuille de temps de juin 2017 est rempli comme suit :

Titre d'emploi	Jours du mois
																Total des jours (heures) de présence (no-show) du 1er au 15
																Total des jours (heures) de présence (no-show)
Chef de département



Comptable



Éducateur

Veuillez noter que lorsque vous utilisez cette méthode de remplissage de la feuille de temps (f. 0504421), celle-ci reflète uniquement le temps réellement travaillé. Les jours de non-présentation sont indiqués par le code correspondant.

Nous remplissons un fragment du bulletin (f. 0504421) si le salarié présente deux écarts en une journée.

Lors de l'enregistrement des écarts, si un employé d'un établissement présente deux types d'écarts le même jour (période), la partie inférieure de la ligne est écrite sous la forme d'une fraction dont le numérateur est le symbole du type d'écart. , et le dénominateur est le nombre d'heures de travail. Par exemple, dans le cas où le temps de travail tombe à la fois de jour et de nuit, l'heure réelle de son travail de nuit doit être indiquée par une fraction en face du nom de famille d'un tel salarié (code N).

L'enseignant (travaillant selon un horaire 2/2 à raison de 12 heures par jour) a bénéficié d'un congé pour raisons familiales sans solde pendant la période du 05/06/2017 au 06/06/2017, le reste du temps il a travaillé à plein temps . De plus, le 25 juin 2017, il a travaillé 1 heure de nuit. Le bulletin de notes (f. 0504421) reflète l'enregistrement des écarts.

Dans ce cas, la feuille de temps de ce salarié sera remplie comme suit :

Titre d'emploi	Jours du mois
																Total des jours (heures) de présence (no-show) du 1er au 15
																Total des jours (heures) de présence (no-show)
Éducateur

S’il y a plus de deux écarts au cours d’une journée, le nom du salarié est répété sur le bulletin (f. 0504421).

Nous remplissons un fragment du bulletin (f. 0504421) si le salarié présente plus de deux écarts en une journée.

Le chef du département, dans la période du 01/06/2017 au 02/06/2017, a exercé des fonctions d'État liées à l'exercice des pouvoirs de député pendant 6 heures par jour. De plus, le 2 juin 2017, il s'est absenté du travail pendant 2 heures avec l'autorisation de son gestionnaire.

Conformément à l'art. 171, 172 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de libérer l'employé du travail tout en maintenant son lieu de travail (poste) pendant la durée de l'exercice de ses fonctions publiques ou publiques.

Dans ce cas, la feuille de temps du salarié spécifié sera remplie comme suit :

Titre d'emploi	Jours du mois
																Total des jours (heures) de présence (no-show) du 1er au 15
																Total des jours (heures) de présence (no-show)
Chef de département



Chef de département

L'institution a le droit d'introduire des symboles supplémentaires dans le cadre de l'élaboration de ses politiques comptables.

Nous remplissons un fragment de la feuille de temps (f. 0504421) en utilisant des notations supplémentaires.

L'employé (caissier) travaille à temps partiel
(4 heures) en raison d'un congé parental. La politique comptable prévoit dans cette situation d'utiliser la désignation « ORF » lors du remplissage de la feuille de temps (formulaire 0504421).

Dans ce cas, la feuille de temps du salarié sera remplie de la manière suivante, à condition d’y enregistrer le temps effectivement travaillé (jours de présence) :

Titre d'emploi	Jours du mois
																Total des jours (heures) de présence (no-show) du 1er au 15
																Total des jours (heures) de présence (no-show)

Si l'employé responsable de l'établissement et de la soumission de la feuille de temps (f. 0504421) découvre que les écarts ou le caractère incomplet des informations soumises sur l'enregistrement du temps de travail ne sont pas reflétés, il est nécessaire de prendre en compte ces modifications, d'établir et de soumettre une correction. feuille de temps dans le délai imparti (f. 0504421). De plus, si initialement la feuille de temps (formulaire 0504421) a été soumise pour la période de facturation correspondante en indiquant la valeur « primaire » et le chiffre « 0 », alors lors des modifications nécessaires, la valeur « corrective » est définie, indiquant le numéro de série. de l'ajustement - chiffres à partir de 1. Les informations de la feuille de correction (f. 0504421) servent de base au recalcul des salaires pour les mois civils précédant le mois de paie en cours.

Formulons les principales réflexions exposées dans l'article :

l'établissement utilise la feuille de temps (f. 0504421) en la remplissant de l'une des manières prévues par l'arrêté n° 52n - en enregistrant la présence ou l'absence du travail ;

l'établissement a le droit de compléter de manière indépendante les symboles utilisés dans le cadre de l'élaboration de ses politiques comptables ;

si un employé d'une institution présente deux types d'écarts au cours d'une journée (période), la partie inférieure de la ligne de la feuille de temps (f. 0504421) est écrite sous forme de fraction. S'il y a plus de deux écarts, alors deux lignes de la feuille de temps sont remplies pour le salarié (f. 0504421) ;

si une erreur est détectée et (ou) des informations incomplètes sont reflétées, l'employé responsable de l'établissement de la feuille de temps effectue des corrections et soumet une feuille de temps rectificative pour la période de facturation correspondante (f. 0504421) en indiquant son type et le numéro de série de la correction .

Loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité ».

Arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 30 mars 2015 n° 52n « Sur l'approbation des formulaires de documents comptables primaires et de registres comptables utilisés par les autorités publiques (organismes de l'État), les collectivités locales, les organes de gestion des fonds extrabudgétaires de l'État , les institutions étatiques (municipales) et les lignes directrices pour leur application."

Des provisions

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1. Dispositions générales

1.1. Ce règlement est introduit pour systématiser le processus de collecte et de traitement des informations sur le temps de travail passé par les salariés de l'entreprise.

1.2. Pour tenir les feuilles de temps de travail dans les divisions de l'entreprise, par arrêté du directeur, des personnes responsables sont désignées parmi les salariés de ces divisions.

1.3. Les responsabilités professionnelles des employés responsables de l'enregistrement des temps comprennent les fonctions suivantes : surveiller le temps réel passé par les employés du département au travail et tenir à jour les enregistrements des temps avec la responsabilité de refléter correctement le temps de travail des employés dans la feuille de temps et de soumettre le temps en temps opportun. feuille de calcul.

1.4. Pour exercer ses fonctions, l'employé responsable du chronométrage :

1.4.1. tient les dossiers du personnel du département ;

1.4.2. sur la base de documents (arrêtés relatifs au personnel et questions générales), apporte des modifications à la liste liées à l'embauche, au licenciement, au déménagement, à la modification des horaires de travail, des grades, à l'octroi de vacances, etc.

1.4.3. surveille la ponctualité de se présenter au travail et de quitter le travail, la présence des salariés sur le lieu de travail, en informant le chef de service des absences, des retards, des départs prématurés et des raisons qui les ont provoqués ;

1.4.4. contrôle le respect des délais de remise et la bonne exécution des documents confirmant le droit des salariés à s'absenter du lieu de travail : attestations d'incapacité temporaire de travail, attestations de prise en charge des patients, notes de licenciement signées par le responsable et autres ;

1.4.5. prépare les listes d'employés pour émettre des ordres de travailler le week-end et les jours fériés chômés.

1.5. S'il est impossible pour un salarié désigné d'exercer temporairement les fonctions de tenue des feuilles de temps, le chef d'unité, par son arrêté pour cette période, nomme un exécuteur testamentaire responsable et en informe la Direction de la Gestion du Personnel et du Régime.

1.6. Tous les employés dont les fonctions sont responsables de la tenue des registres des temps sont tenus de se familiariser avec le présent règlement dès sa signature.

2. Définitions

Remplir correctement la feuille de temps de travail

Les travailleurs de la catégorie A ont le droit de sortir (entrer) librement en dehors de l'entreprise pendant les heures de travail. La liste des postes appartenant à la catégorie A est déterminée par l'Annexe 1 du présent Règlement (élaboré par la Direction de la Gestion du Personnel et du Régime et approuvé par le directeur de l'entreprise en accord avec le Conseil d'Administration).

2.2. Travailleurs de catégorie B– les salariés qui ont le droit de quitter le territoire de l'entreprise pendant un poste de travail uniquement sur présentation de pièces justificatives (lettre de licenciement, convocation, déclaration signée par le dirigeant, etc.).

Les demandes de congé administratif et de licenciement des salariés sont visées par les chefs de département, d'atelier et de service.

2.3. Registre d'absentéisme– un document reprenant le nom, prénom, patronyme du salarié, sa fonction, sa division, son affiliation à la SARL, la date, la durée actuelle (du ___ au ___) et totale (en heures), le motif de l'absence du lieu de travail. Les informations personnelles concernant le salarié, ainsi que la date et l’heure de son absence, sont enregistrées par le personnel de sécurité au poste de contrôle. Chaque mois, les informations du journal sont vérifiées par les employés des services chargés de la comptabilité des temps, qui vérifient les données du journal avec les documents disponibles et, si nécessaire, découvrent les véritables raisons de l'absence des salariés du lieu de travail. En cas de défaut de fourniture des pièces justificatives dans les formes prescrites, le motif de l'absence est considéré comme un départ non autorisé du lieu de travail (retard - au début du quart de travail). Si un salarié s'est absenté plus de 4 heures consécutives et que les documents confirmant son droit à l'absence n'ont pas été fournis dans les formes prescrites, le salarié se verra accorder l'absentéisme et ne sera pas rémunéré pour la journée de travail. L'absentéisme est documenté conformément à la procédure établie par la législation du travail. Les règles de tenue d'un registre des salariés absents sont élaborées par la Direction des Ressources Humaines en collaboration avec le service de sécurité et approuvées par le directeur de l'entreprise.

3. Règles pour remplir la feuille de temps

3.1. Les feuilles de temps sont conservées en versions électronique et papier.

3.2. La version électronique de la feuille de temps est saisie dans la base de données 1C par les salariés responsables des feuilles de temps, en tenant compte des exigences suivantes :

3.2.1. Dans la feuille de temps, les données sont saisies par jour.

3.2.2. Tous les types de temps de travail (heures totales travaillées, heures travaillées de nuit, heures supplémentaires) sont indiqués dans une feuille de temps unique pour chaque service.

3.2.3. Le nom du service dans la feuille de temps est indiqué dans la colonne « commentaire ».

3.2.4. La colonne « date » de la feuille de temps indique le dernier jour du mois de déclaration.

3.2.5. La feuille de temps saisie dans la base de données électronique 1C est traitée directement par le salarié qui a saisi les données.

3.3. De plus, les employés responsables des feuilles de temps remplissent la feuille de temps au format Excel selon l'annexe 2 et l'impriment sur papier. La feuille de temps signée est transférée au service comptable pour stockage.

3.4. La feuille de temps contient la signature du salarié chargé de son entretien (dans le coin inférieur gauche), le visa du supérieur immédiat de ce salarié (dans le coin inférieur droit) et le visa du chef du département, service concerné, atelier (sous la signature de l'employé responsable du maintien de la feuille de temps). La signature de l'employé responsable et les visas des gestionnaires contiennent : titre du poste, nom complet, signature, date de signature, numéro de téléphone et E-mail du signataire.

3.5.1. Les données relatives aux salariés sont inscrites dans la feuille de temps en stricte conformité avec la mise en œuvre du tableau des effectifs du service.

3.5.2. Si le lieu de travail effectif du salarié se trouve dans un autre service, une inscription à la feuille de temps est faite par la personne responsable de la tenue de la feuille de temps du service dans lequel ce salarié est inclus, mais sur recommandation du gestionnaire sous la subordination directe duquel Il travaille. Dans ce cas, le supérieur immédiat, par sa signature (sous la signature de la personne responsable de la tenue de la feuille de temps avec relevé de notes et date), certifie que la feuille de temps est correctement remplie pour ses subordonnés. Par exemple:

— le lieu de travail de l'inspecteur du contrôle qualité est l'atelier n° 1. La feuille de temps y relative est établie par le chronométreur de DCC sur recommandation du chef d'équipe dans lequel travaille cet inspecteur. Le capitaine signe la feuille de temps sous la signature du chronométreur DCC.

— le lieu de travail effectif du nettoyeur du service d'entretien ménager est l'entrepôt de fournitures. Le bulletin de notes est remis par le service économique en accord avec le responsable de l'entrepôt de picking.

3.5.3. Si un salarié est muté (déplacé) vers un autre service au cours d'un mois calendaire (après le premier jour), une feuille de temps distincte pour les heures travaillées lui est délivrée, qui est soumise simultanément à la demande de transfert. La feuille de temps indique les heures de travail jusqu'au dernier jour ouvrable inclus dans ce service, et à partir de la date de transfert (déménagement), un « X » est inscrit. Cet employé n'est pas inclus dans le bulletin de notes final du mois du département. Dans la nouvelle unité, le bulletin est délivré à compter du jour du transfert effectif, mais après l'émission de l'arrêté. Les jours précédents, un « X » est inscrit.

3.5.4. En cas de licenciement, un bulletin séparé est remis au salarié, simultanément à la demande de licenciement (avec mémo - en cas de licenciement à l'initiative de l'employeur). Les heures de travail jusqu'au dernier jour ouvrable inclus sont inscrites sur la feuille de temps, et un « X » est inscrit après le jour du licenciement. Cet employé n'est pas inclus dans le bulletin de notes final du mois du département.

3.5.5. Les salariés en congé parental pour s'occuper d'un enfant de moins de 1 an et demi ou de 3 ans ne sont pas inclus dans la feuille de temps.

3.5.6. La liste des salariés est établie par ordre alphabétique (par les premières lettres du nom de famille).

3.5.7. Dans le coin supérieur droit de la feuille de temps, la norme mensuelle de temps de travail est indiquée selon le calendrier de production.

3.5.8. La numérotation en colonne 1 s'effectue selon les tarifs des salariés repris dans la feuille de temps (et non par nom). Si un salarié d'un service donné travaille à des tarifs différents, il se voit attribuer autant de numéros d'ordre que le nombre de tarifs qu'il occupe.

3.5.9. Dans la colonne 2, les chiffres arabes (1, 2, 3) indiquent le groupe de handicap du salarié. Pour les travailleurs en bonne santé, un tiret est indiqué.

3.5.10. Nom, prénom, patronyme sont inscrits en toutes lettres dans la colonne 3. Parallèlement, l'orthographe du nom, du prénom et du patronyme est soigneusement vérifiée en cas de divergence entre le nom accepté du salarié et ses documents. En cas de changement de nom, prénom, patronyme, les nouvelles données ne sont inscrites dans la feuille de temps qu'après que le service RH ait émis un arrêté correspondant pour le personnel de l'entreprise.

3.5.11. La colonne 4 (poste) indique le poste du salarié en stricte conformité avec le tableau des effectifs. La même colonne indique le nombre de mises (1, 0,5, 0,25, etc.).

3.5.12. La colonne 6 indique le KTU (taux de participation au travail), déterminé par le dirigeant conformément aux règles adoptées dans l'entreprise.

3.5.13. Les apparitions (non apparitions) sont indiquées dans les colonnes 7 à 22. Dans les colonnes 7 à 22, il y a 4 lignes - deux pour chaque moitié du mois. Les première et troisième lignes sont utilisées pour marquer les symboles (codes) des coûts du temps de travail, et les deuxième et quatrième lignes sont utilisées pour enregistrer la durée du temps travaillé ou non (en heures, au dixième d'heure près) selon le codes correspondants des coûts du temps de travail pour chaque date.

3.5.14. Les colonnes 23 et 24 indiquent respectivement le nombre total de jours et d'heures travaillés par le salarié au cours de la première et de la seconde quinzaine du mois. Pour ce faire, deux lignes sont mises en évidence dans les colonnes indiquées. La ligne du haut indique le nombre de jours (colonne 23) et d'heures (colonne 24) travaillés par le salarié du 1er au 15 du mois inclus. La ligne du bas indique le nombre de jours et d'heures travaillés par le salarié du 16 au dernier jour du mois inclus.

3.5.15. La colonne 25 indique le nombre total de jours (postes) travaillés par l'employé au cours du mois. Le nombre de jours inscrit dans la colonne 25 doit être égal à la somme des valeurs des lignes du haut et du bas de la colonne 23.

3.5.16. La colonne 26 indique le nombre total d'heures travaillées par le salarié au cours du mois. Le nombre d'heures dans la colonne 26 doit être égal à la somme des valeurs des lignes supérieure et inférieure de la colonne 24.

3.5.17. Les colonnes 27 et 28 indiquent respectivement les heures supplémentaires effectuées par le salarié, rémunérées respectivement au taux un et demi et double. Si un salarié ne respecte pas la norme mensuelle de temps de travail sans motif valable, les heures supplémentaires ne lui sont pas attribuées.

3.5.18. La colonne 29 indique le nombre d'heures travaillées par le salarié la nuit. Conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, la nuit est considérée comme le temps travaillé de 22h00 à 600h00.

3.5.19. La colonne 30 indique le nombre d'heures travaillées par mois par le salarié les week-ends et jours fériés selon les arrêtés du directeur.

3.5.20. La colonne 31 indique le nombre de quarts de nuit effectués par le salarié au cours du mois.

3.5.21. Les colonnes 32 à 40 indiquent le nombre de jours d'absence du travail par type.

3.5.22. La colonne 41 indique le nombre total de jours d'absence du salarié. La valeur de la colonne 41 doit être égale à la somme des valeurs des colonnes 32 à 40.

3.5.23. Les horaires de travail des salariés dont le salaire est fixé sont fixés en stricte conformité avec l'horaire de travail (8 heures, 4, 2, 24, 12, 1,5, etc.). Les salariés bénéficiant d’un taux horaire reçoivent le temps réel travaillé, au dixième d’heure près.

3.5.24. Les jours précédant les vacances, la durée du poste de travail pour les salariés à temps plein est réduite d'1 heure. Pour les salariés qui ont une journée de travail raccourcie (7 heures par équipe ou moins), la durée de l'équipe un jour précédant les vacances n'est pas réduite. Pour les salariés dont la journée de travail est raccourcie à plus de sept heures, la durée du poste de travail un jour précédant les vacances est réduite à 7 heures.

3.5.25. S'il est nécessaire d'effectuer un quart de travail complet (8 heures) un jour précédant les vacances, un arrêté est émis pour organiser les heures supplémentaires. Dans ce cas, les salariés sont marqués sur la feuille de temps avec le temps travaillé selon l'ordre. Un arrêté relatif à l'organisation du travail pendant les heures supplémentaires est établi par le service de l'organisation et de la rémunération sur instruction du directeur de l'entreprise et transmis aux services compétents au plus tard un jour ouvrable avant le poste précisé dans l'arrêté.

3.5.26. S'il est nécessaire d'organiser le travail un jour chômé ou un jour férié chômé, un arrêté correspondant est émis. Le temps travaillé un jour férié ou chômé est indiqué sur la feuille de temps en stricte conformité avec l'arrêté. L'arrêté portant organisation du travail le week-end (jours fériés chômés) est établi par le service de l'organisation et de la rémunération sur instruction du directeur de l'entreprise.

3.5.27. Le travail un jour férié (jour férié) s'effectue conformément à la réglementation relative à la rémunération des salariés de XXXXX LLC au double du taux. A la demande d'un salarié ayant travaillé un jour chômé ou un jour férié chômé, il peut bénéficier d'un autre jour de repos. Dans ce cas, le travail un jour chômé est rémunéré en un seul montant, et un jour de repos n'est pas soumis à paiement.

3.5.28. Si un jour férié et un week-end coïncident, le jour de congé est transféré au jour ouvrable suivant le jour férié conformément au Code du travail de la Fédération de Russie.

3.5.29. L'implication des employés dans des heures supplémentaires, ainsi que le travail un jour de congé (jour férié chômé) n'est autorisée qu'avec le consentement écrit de l'employé dans les cas prévus par le Code du travail de la Fédération de Russie et est formalisée par arrêté. Les travaux mal exécutés ne sont pas reflétés dans la feuille de temps et ne sont pas soumis à paiement.

3.5.30. La période de déclaration pour l'enregistrement sur la feuille de temps de travail est d'un mois calendaire (du premier au dernier jour inclus).

3.5.31. Si un salarié exerce des fonctions professionnelles sur le territoire de l'entreprise (quel que soit le site de production), le nombre d'heures travaillées conformément au présent Règlement est inscrit dans la feuille de temps pour chaque jour travaillé.

3.5.32. Si un salarié ne se trouve pas sur le territoire des sites de production de l'entreprise, ou n'exerce pas de fonctions de travail, une lettre indiquant l'utilisation du temps est inscrite sur la feuille de temps conformément à l'annexe 3.

3.5.33. Si plusieurs types de temps sont utilisés sur une journée (par exemple, 6 heures de travail et 2 heures d'inactivité), la feuille de temps est conservée pour un salarié sur deux lignes.

3.5.34. Les vacances (annuelles et administratives), les arrêts maladie sont délivrés pour tous les jours calendaires, y compris le week-end (sauf jours fériés).

3.6. Les salaires des salariés sont calculés par le service comptable de l'entreprise sur la base des feuilles de temps saisies dans la base de données électronique 1C par les salariés des services chargés des feuilles de temps.

3.7. Les données sur les heures de travail saisies dans la base de données électronique 1C doivent correspondre aux données des feuilles de temps remplies conformément à l'annexe 2.

3.8. Aucune correction ou note supplémentaire n’est autorisée sur le bulletin.

4. La procédure de génération et de soumission des feuilles de temps

4.1. Au moins une fois par semaine, le salarié responsable du chronométrage collecte les données sur l'utilisation du temps de travail de son service

4.2. Lorsque les travailleurs partent pendant un quart de travail, le service de sécurité enregistre l'heure de sortie et de retour. Si le salarié n'est pas parti pour raisons professionnelles (il n'y a pas de licenciement et le salarié n'appartient pas à la catégorie A), le temps d'absence est déduit du solde des heures travaillées.

4.3. Toutes les arrivées tardives et les départs anticipés du travail sont enregistrés par le service de sécurité et déduits du solde du temps de travail. Une exception est faite pour les salariés qui arrivent plus tard au travail ou qui partent plus tôt en raison d'un licenciement, ainsi que pour les salariés appartenant à la catégorie A.

4.4. Par exception, pour les salariés individuels qui viennent travailler en transports en commun de banlieue ou interurbains, à la demande du salarié et sur requête de son supérieur immédiat, l'heure de début du quart de travail peut être décalée. Dans ce cas, la candidature du salarié, visée par le chef de l'unité concernée (Département, service, atelier), est adressée au Chef Adjoint du Département de Gestion du Personnel, Régime et Contrôle Interne, et une copie est adressée à la sécurité service.

4.5. Les données sur les cas de retard et de départs non autorisés du travail sont transmises par le service de sécurité au chef adjoint du service de gestion du personnel, du régime et du contrôle interne au plus tard le 1er jour du mois suivant le mois de reporting. Le chef adjoint du service de gestion du personnel, du régime et du contrôle interne établit des notes analytiques sur les violations du régime de travail et de repos par les salariés et, au plus tard le cinquième jour du mois suivant le mois de reporting, les transmet aux chefs des services compétents. départements, ateliers et services.

4.6. Les données sur l'utilisation du temps de travail sont saisies par les employés des services chargés de la comptabilité des temps dans la base de données électronique 1C avant 17h00 le troisième jour du mois suivant le mois de déclaration.

4.7. Les employés des services chargés des feuilles de temps, avant 17h00 le premier jour du mois suivant le mois de déclaration, remplissent le formulaire de feuille de temps conformément à l'annexe 2, les impriment et, après vérification et signature par les agents concernés, les transfèrent pour stockage au service comptable.

Comment remplir une feuille de temps ?
La feuille de temps reflète non seulement le nombre d'heures travaillées par chaque employé, mais vous permet également d'enregistrer quotidiennement des informations sur les présences et les absences du travail. Certains employés sont tombés malades, certains étaient absents pour des raisons inconnues et certains sont partis en vacances. Voyons comment marquer correctement tous ces cas sur le bulletin.

Toutes les organisations sont tenues de conserver des feuilles de temps. Ce document est nécessaire pour :

compiler des rapports statistiques sur le travail pour les autorités statistiques.

Le Comité national des statistiques de Russie a approuvé deux formulaires unifiés pour les feuilles de temps - T-12 et T-13*. Les formulaires diffèrent en ce que le T-12 est une option universelle et le T-13 est effectué si l'organisation dispose d'un système automatique de contrôle des présences et des non-présentations au travail (tourniquet). Dans ce cas, les données sont saisies dans le formulaire via un ordinateur. Le plus souvent, bien entendu, ils utilisent le formulaire T-12, puisque les systèmes d'accès ne sont pas installés dans toutes les organisations.

Le bulletin de notes est établi en un seul exemplaire. A la fin du mois, le bulletin de notes complété doit être signé par les chefs des divisions structurelles et le collaborateur RH. Le document est ensuite transmis au service comptable pour le calcul de la paie.

Qui tient la feuille de temps

Auparavant, de nombreuses organisations avaient un poste spécial : celui de chronométreur. Aujourd'hui, les gestionnaires considèrent qu'il est irrationnel de maintenir une unité de dotation distincte uniquement pour enregistrer les sorties et les absences du travail. Le plus souvent, la responsabilité de la tenue des feuilles de temps est confiée à un spécialiste des ressources humaines, un comptable ou des chefs de divisions structurelles en plus de leurs fonctions principales. Rappelons que cette responsabilité doit être inscrite dans le contrat de travail et la description de poste du salarié ou lui être attribuée par arrêté du directeur de l'organisme.

Comment refléter l'utilisation du temps de travail dans une feuille de temps

Les formulaires T-12 et T-13 ne diffèrent pratiquement pas par la composition des détails, nous envisagerons donc de remplir la feuille de temps en utilisant l'exemple d'un formulaire - T-12. Ou plutôt sa première section, intitulée « comptabilisation de l’utilisation du temps de travail ». Un exemple de remplissage de la feuille de temps est donné à la page ....

La feuille de temps est conservée pendant un mois, et à l'issue de cette période elle récapitule le nombre d'heures travaillées par chaque salarié.

Formulaires de feuilles de temps : règles et sanctions

Des résultats intermédiaires sont également notés (pour la première et la seconde quinzaine du mois). Les présences et les absences au travail sont enregistrées selon la méthode d'enregistrement continu. Cela signifie que pour chaque jour du mois, une désignation est inscrite dans la cellule correspondante - présence ou non-présentation pour certaines raisons (ou en raison de circonstances peu claires). Cependant, il est également possible de ne pas noter les présences, mais d'enregistrer uniquement les écarts par rapport à l'horaire de travail (non-présentation, retard, etc.). S'il n'y a eu aucun écart au cours du mois, le bulletin ne reflétera que les données finales sur les résultats des travaux de la première et de la seconde moitié du mois et le résultat global, et les autres cellules resteront vides.

Voyons maintenant exactement comment inscrire les désignations dans le bulletin.

Dans les colonnes 4 et 6 du formulaire T-12, il y a deux lignes. La ligne supérieure contient une lettre désignant les types de temps de travail effectué chaque jour du mois (apparition, vacances, déplacement professionnel, arrêt maladie, etc.). Le nombre d'heures pour eux est enregistré en bas. Les désignations des lettres sont indiquées sur la page de titre du formulaire T-12. Par exemple, si un salarié est venu travailler le 13 juin et était présent à temps plein, alors dans le bulletin de juin dans la cellule avec le chiffre 13 en face du nom de famille du salarié nous mettrons « I » et 8 heures de travail. S'il était en voyage d'affaires ce jour-là, alors il faut mettre « K ». Mais il n'avait pas d'heures de travail dans votre organisation ce jour-là, nous avons donc mis zéro dans le résultat net. Les week-ends et les jours fériés ont également leur propre désignation. La ligne du haut est marquée d'un "in" et la ligne du bas de zéros.

N'oubliez pas : pour poser tel ou tel code, il faut avoir de bonnes raisons. Par exemple, vous ne pouvez marquer l'arrêt de travail sur votre bulletin que si vous êtes sûr que le salarié dispose d'une attestation d'incapacité temporaire de travail. Le tableau de la page ... fournit une liste de documents pour tous les cas d'absences et d'écarts par rapport à l'horaire de travail établi. Si vous ne disposez pas de documents confirmant le motif de l'absence de l'employé, vous ne pouvez alors noter sur le bulletin que l'absence pour raisons inconnues (« NN »).

Les symboles du temps travaillé et non travaillé, qui sont présentés sur la page de titre du formulaire T-12, sont également utilisés dans le formulaire T-13.

Comment résumer

À la fin du mois, vous devez calculer le nombre total de jours et d'heures travaillés. Parallèlement, les week-ends, l'absentéisme, les absences pour raisons inconnues, les jours de maladie, les déplacements professionnels sont exclus du calcul des jours travaillés - en général, tous les jours où le salarié était absent du travail. Pour calculer le nombre d'heures travaillées, il suffit d'additionner les chiffres de la deuxième ligne des colonnes 4 et 6, et de saisir les résultats dans la colonne 5 (pour la première moitié du mois), la colonne 7 (pour la seconde moitié du mois). du mois) et les colonnes 8 à 13 (pour le mois dans son ensemble) .

Séparément, vous devez calculer le nombre de jours de non-présentation et saisir les informations les concernant dans les colonnes 14 à 16. La colonne 15 contient des codes numériques pour les motifs de non-comparution (ces codes sont indiqués sur la page de titre du formulaire, ainsi que les désignations des lettres). Par exemple, le code des vacances régulières est 09 et les absences pour raisons inconnues sont 30. Et enfin, il faut déterminer le nombre total de jours de congé de chaque salarié pour le mois et le saisir dans la colonne 17.

Symboles dans la feuille de temps

Le matériel est publié sur le site Web HRM.RU

Top 10 : Systèmes de gestion du temps et des présences

Système de suivi du temps pour les moyennes et grandes entreprises. Surveillance automatique du temps de travail sur l'ordinateur, enregistrement des réunions et des appels. Divise les programmes et les sites avec lesquels l'employé travaille en productifs et improductifs.

Suivi du temps Yaware

Service de suivi efficace des performances des employés. Contrôle des arrivées tardives, des départs anticipés et des absences des salariés au travail. Il existe une application mobile pour suivre les employés de terrain.

Docteur du temps

Programme de suivi du temps en ligne. Suit le travail du personnel, mais fournit également une répartition du temps consacré à certains projets (ou clients). Des captures d'écran sont prises pour surveiller le travail des employés.

Le programme collecte des informations sur les programmes dans lesquels l'employé a travaillé et combien de temps il a passé sur différents sites. Des rapports sont générés dans lesquels le responsable peut voir les performances des subordonnés et des services à la fois en fonction des horaires de travail des employés et pour toute la période sans tenir compte des horaires. Le keylogger intercepte toutes les frappes des employés sur leurs ordinateurs de travail.

Solution de gestion RH. Vous permet non seulement de surveiller les activités de vos employés sur l'ordinateur, mais également de mesurer leur productivité. Suivi des heures de travail, des applications en cours d'exécution et des sites Web visités. Captures d'écran. Analyse du texte tapé. Notifications automatiques sur les violations de la discipline du travail. Une large gamme de rapports pour le département et pour chaque employé.

Système de suivi du temps pour les entreprises non informatiques. Permet de suivre facilement les heures de travail à l'aide d'une borne biométrique ou d'une tablette Android, qui peut être installée à l'entrée.

Mon emploi du temps

Service de planification des horaires de travail du personnel. Comptabilisation des retards, des congés, des congés de maladie, des vacances. Créez un horaire de travail en un seul clic. Suivi du temps de travail sans équipement. Indicateurs clés de performance

Application cloud pour le suivi du temps. Il se compose de plusieurs applications pouvant être utilisées indépendamment (ou en équipe) dans une interface en ligne, sur une tablette ou un téléphone.

Grand frère

Système de suivi du temps. Permet de marquer le temps passé au travail, les pauses déjeuner et les temps d'arrêt ; surveille le trafic Internet, génère des rapports sur l'utilisation du temps de travail.

Système de suivi du temps et de contrôle d'accès utilisant la biométrie et des terminaux matériels

Un service d'enregistrement et de suivi automatique des heures de travail des vendeurs et des employés grâce à la reconnaissance faciale. Permet d'enregistrer les arrivées et les départs, de contrôler la présence des employés sur le lieu de travail, d'informer la direction des problèmes de discipline. Génère une feuille de temps avec un rapport détaillé des visites et des heures travaillées.

BureauMETRICS

Logiciel de suivi du temps des employés de bureau. Enregistre le début et la fin de la journée de travail, les pauses déjeuner, les pauses, les pauses cigarette. Prend en compte le fonctionnement des programmes et les visites de sites Web. Toutes les statistiques collectées par le programme sont présentées sous forme de rapports visuels.

Caractéristiques du remplissage d'une feuille de temps

Logiciel gratuit de suivi du temps personnel

Solution cloud pour surveiller le travail des employés sur un PC. Suit un large éventail d'activités : utilisation d'applications, navigation sur le Web, correspondance sur Skype, courrier électronique. Vous permet de surveiller les bureaux des employés en temps réel

1. Concept et contenu d'une feuille de temps

Chaque organisation de la Fédération de Russie doit tenir un registre des heures de travail.

La procédure d'établissement d'une feuille de temps de travail

Dans les grandes organisations et entreprises, une unité structurelle spéciale (groupe, bureau, secteur, etc.) de chronométrage est créée. Dans les petites organisations, un poste distinct peut être introduit : celui de chronométreur. Dans les bureaux où le recours à un tel employé pour le suivi des heures de travail est irrationnel, cette fonction est confiée à un fonctionnaire autorisé (nommé par arrêté du gestionnaire). Souvent, le suivi du temps relève de la responsabilité du secrétaire.

Le temps de travail est le temps pendant lequel un employé, conformément au règlement interne du travail de l'organisation et aux termes du contrat de travail, doit effectuer des tâches de travail, ainsi que d'autres périodes de temps qui, conformément aux lois et autres réglementations légales. actes, concernent le temps de travail1.

L'employeur est tenu de tenir un registre du temps effectivement travaillé par chaque salarié. La tenue d’une feuille de temps est organisée en tenant compte des spécificités du travail de l’organisation.

La comptabilisation de l'emploi du temps de travail est organisée aux fins de :

— assurer le contrôle de la présence ponctuelle des travailleurs et des employés au travail, en identifiant les retards et les non-présentations ;

— contrôler la présence du personnel sur les lieux de travail pendant les heures de travail, ainsi que le départ et l'arrivée en temps opportun des salariés pendant la pause déjeuner ;

— enregistrer le départ ponctuel des salariés du travail à la fin de la journée de travail ;

— comptabilisation du temps effectivement travaillé, des temps d'arrêt, des maladies, des vacances et des autres formes d'utilisation du temps de travail ;

— enregistrement de l'absentéisme.

Lors de la tenue d'une feuille de temps, vous devez suivre les règles suivantes :

1) L'enregistrement des présences et des départs du travail est effectué pour l'organisation dans son ensemble ou séparément pour les divisions structurelles.

2) Un salarié est inscrit sur la feuille de temps et exclu de celle-ci sur la base des documents primaires du dossier personnel (bon de commande, contrat de travail).

3) Chaque employé se voit attribuer un numéro personnel, qui est apposé sur tous les documents comptables du travail et des salaires et est conservé par l'employé lors de tout mouvement au sein de l'organisation. En cas de licenciement d'un salarié, son matricule n'est en règle générale pas attribué à un autre salarié pendant trois ans2.

Sur la base des données relatives à l'enregistrement du temps de travail, des calculs de salaires sont effectués. Les mêmes informations sont utilisées pour établir les formulaires de déclaration statistique.

Les heures de travail sont enregistrées quotidiennement, les résultats sont enregistrés dans une feuille de temps unifiée élaborée par les autorités statistiques. Actuellement, les formulaires approuvés par le décret n° 1 du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 sont utilisés.

L’obligation de tenue des feuilles de temps peut être précisée dans le contrat de travail, la fiche de poste d’un salarié, ou lui être attribuée par un arrêté distinct pour son activité principale. En cas de violation de l'obligation d'enregistrer le temps de travail, les fonctionnaires coupables assument la responsabilité administrative imposée par l'Inspection fédérale du travail.

Le bulletin est conservé en un seul exemplaire. A la fin du mois, le nombre total de jours et d'heures travaillés par le salarié est calculé. La feuille de temps est signée par les chefs des divisions structurelles (dans les petites organisations - le chef de l'organisation) et l'employé responsable de la tenue de la feuille de temps. Le document signé est transmis au service comptable pour le calcul de la paie.

Feuilles de temps selon l'art. 281 Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations, indiquant les périodes de stockage, approuvés. Rosarkhiv 06.10.2000, conservé un an.

Pour enregistrer le temps de travail, des formulaires unifiés T-12 « Feuille de temps de travail et calcul du salaire » et T-13 « Feuille de temps de travail »3 sont utilisés.

2. Remplir la feuille de temps

Remplir le formulaire T-12. Pour remplir le formulaire de feuille de temps, les désignations de lettres établies pour le temps travaillé et non travaillé sont utilisées (voir l'annexe 1). Ces désignations se trouvent sur la page de titre du formulaire T-12 ; elles sont également utilisées lors du remplissage du formulaire T-13.

Il est important de suivre la règle suivante pour remplir la feuille de temps. Pour chaque note conditionnelle (à l'exception de la note sur les horaires normaux de travail), il est nécessaire de disposer des documents appropriés. Les mentions des motifs d'absence du travail, de travail à temps partiel ou en dehors des horaires normaux de travail à l'initiative du salarié (ou de l'employeur), des horaires de travail réduits, etc. ne sont inscrites dans la feuille de temps que sur la base de documents dûment exécutés. . De tels documents peuvent être, par exemple, un certificat d'incapacité de travail, une ordonnance d'octroi de congés, une ordonnance de déplacement professionnel, etc.

Si l'employé ne fournit pas les documents pertinents, la lettre code «NN» est notée sur le bulletin - l'absence de l'employé du lieu de travail pour des raisons inconnues. Par la suite, lorsque les raisons de la non-présentation seront clarifiées, des corrections pourront être apportées à la feuille de temps. S'il s'avère que de l'absentéisme est enregistré (par exemple, selon un rapport du chef d'une unité structurelle), le bulletin de notes peut alors servir de document - la base pour appliquer des mesures disciplinaires ou licencier l'employé en vertu de l'article correspondant du le Code du travail de la Fédération de Russie.

Sous la forme de la feuille de temps T-12, deux colonnes sont allouées pour refléter le temps de travail quotidien consacré à chaque employé - 4 et 6. Chaque colonne est divisée en deux lignes. Les lignes du haut contiennent des symboles des types de temps de travail effectué, les lignes du bas indiquent le nombre réel d'heures et de minutes travaillées4.

Lors du remplissage du formulaire T-12, le nombre de jours travaillés est inscrit dans les lignes du haut des colonnes 5 et 7, et le nombre d'heures travaillées par chaque employé au cours de la période comptable est inscrit dans les lignes du bas ; dans la colonne 5 - pour la première moitié du mois, dans la colonne 7 - pour la seconde.

Toute organisation a le droit d'utiliser l'une des méthodes suivantes pour conserver les feuilles de temps :

- le bulletin de notes enregistre tant les présences que les absences au travail ;

— seuls les écarts sont constatés sur le bulletin (non-présentation, retard, heures supplémentaires, etc.).

Lors de l'utilisation de la deuxième méthode, dans le bulletin dans les colonnes 5 et 7 de la ligne supérieure, seuls les codes des symboles d'absence du travail sont inscrits (vacances, jours d'incapacité temporaire, déplacements professionnels, congés liés à la formation, temps d'exécution fonctions d'État et publiques, etc.), et les dernières lignes de ces colonnes restent vides.

Si l'organisation utilise le même type de paiement et le même compte correspondant pour tous les employés, alors lors de l'établissement d'une feuille de temps sous le formulaire T-12 dans la section 2, les colonnes 18 à 22 ne sont pas remplies. Si différents types de paiement et comptes correspondants sont établis pour différentes catégories d'employés, la feuille de temps est remplie dans les colonnes 18 à 34.

Si un salarié part en vacances, les jours fériés doivent être indiqués sur la feuille de temps, car les jours fériés chômés tombant pendant la période de vacances ne sont pas inclus dans les congés annuels et ne sont pas payés5.

Si un salarié est en vacances, il n'est pas nécessaire de marquer les jours de congé, puisqu'ils sont inclus dans la notion de « jours calendaires de vacances ».

La suppression d'un salarié du travail est prise en compte dans la colonne correspondante de la feuille de temps en enregistrant le ou les temps d'absence du travail.

Si un salarié est en déplacement professionnel un week-end ou un jour férié, il est nécessaire d'indiquer sur la feuille de temps le fait de son séjour en déplacement professionnel, puisque ces jours lui seront rémunérés à un tarif majoré.

Remplir le formulaire T-13. Le formulaire T-13 « Feuille de temps de travail » n'est généralement pas utilisé dans les petites organisations. Ce formulaire est utilisé pour enregistrer les heures de travail si l'organisation dispose d'un traitement automatisé des données comptables (voir annexe 2).

Les bulletins de notes du formulaire T-13 avec des détails partiellement remplis peuvent être créés à l'aide de la technologie informatique. Ces informations comprennent : l'unité structurelle, le nom, le prénom, le patronyme, la profession (poste), le matricule, c'est-à-dire les données contenues dans les répertoires d'informations permanentes sous condition. Dans ce cas, la forme du bulletin change en fonction de la technologie informatique adoptée.

Dans le formulaire T-13, les heures de travail journalières sont notées dans la colonne 4. Elle contient quatre lignes (deux pour chaque moitié du mois) et le nombre de colonnes correspondant au mois (15 et 16).

Si l'organisation utilise un type de paiement (commun à tous les employés) et le compte correspondant, dans le formulaire T-13, remplissez les détails « type de code de paiement », « compte correspondant » au-dessus du tableau avec les colonnes 7 à 9 et la colonne 9, sans remplir les colonnes 7 et 9.

Si une organisation calcule les salaires pour plusieurs (de deux à quatre) types de paiement et les comptes correspondants, lors de l'enregistrement des données comptables, les colonnes 7 à 9 sont remplies.

Si le nombre de types de paiement et de comptes correspondants dépasse quatre, le formulaire T-13 fournit un bloc supplémentaire avec des numéros de colonnes identiques pour remplir les données sur les types de paiement.

Deux fois par mois (pour la première et la seconde moitié du mois), le temps total de travail est calculé - jours et heures travaillés. Le calcul est effectué en additionnant les nombres de la deuxième ligne des colonnes 4 et 6 et en entrant le résultat dans la colonne 5. Les données de la seconde moitié du mois sont également obtenues en additionnant les colonnes 4 et 6, mais le résultat est inscrit dans colonne 7. Dans les colonnes 8 à 13, les données pour l'enregistrement de l'ensemble des heures de travail sont saisies par mois.

Les feuilles de temps sont conservées pendant un an dans le service (du salarié) où les heures de travail sont enregistrées.

Bibliographie

1. Andreeva, V.I. Un exemple de remplissage d'une feuille de temps / V.I. Andreeva//Annuaire des ressources humaines. – 2006. – N° 2. – P.72 – 73.

2. Mitrofanova, V.V. Feuille de temps / V.V. Mitrofanova//Répertoire des ressources humaines. – 2004. – N° 11. – P.63 – 67.

3. Sankina, L.V. Feuille de temps / L.V. Sankina // Annuaire du secrétaire et du chef de bureau. – 2007. – N° 8. – P. 36 – 39.

4. Code du travail de la Fédération de Russie. – M. : Perspectives, 2008. – 208 p.

Annexe 1

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