لقد دخل مفهوم "الخطاب التقديمي" مؤخرًا إلى الحياة اليومية بسبب تطور تقنيات الإنترنت. عادة ما تكون هذه رسائل قصيرة تصاحب المستند الرئيسي وتحتوي على معلومات إضافية للمستلم. بتوجيه من مدير الموارد البشرية ذو الخبرة، اكتشفنا القواعد الموجودة لمثل هذه الرسائل في بيئة الأعمال.

تتم قراءة خطابات التقديم قبل تحليل السيرة الذاتية نفسها، لذا فهي تلعب دورًا رئيسيًا في تفسير وإدراك المعلومات اللاحقة. من المؤكد أن الرسالة يجب أن تكون مكتوبة بكفاءة، ثم ستجذب القارئ وتشتت انتباهه عن الإدراك النقدي. تعد الرسالة السيئة سببًا لرمي السيرة الذاتية المثالية في سلة المهملات: اعترف 36٪ من مديري الموارد البشرية أنهم رفضوا المرشحين بسبب خطابات تغطية غير صحيحة.

تعد ممارسة كتابة خطابات التقديم أكثر شيوعًا بين كبار المديرين والمديرين المتوسطين. في هذه المواقف، تتطلب الكتابة نوعية مختلفة بشكل أساسي من التنفيذ. دعونا نلقي نظرة على السمات الرئيسية لرسائل الغلاف الناجحة.

هيكل صارم

تحتوي رسالة الغلاف على:

1. تحيات("عزيزي [الاسم/المنصب]"، "[الاسم]، مساء الخير"، "عزيزي")

   يجب أن تكون التحية شخصية أو موجهة إلى متخصصين في قسم معين إذا كان اسم المستلم غير معروف.

2. الجزء الرئيسي

   2.1. أخبرنا بالوظيفة التي تتقدم لها إذا قمت بإرسال سيرتك الذاتية إلى البريد الإلكتروني الخاص بالعمل الخاص بصاحب العمل. ليست هناك حاجة للقيام بذلك على الموقع؛
   2.2. اشرح سبب انجذابك إلى هذه الوظيفة الشاغرة: منتج مثير للاهتمام، أو ميزات جديدة، أو مهام معقدة؛
   2.3. من الدافع، انتقل بسلاسة إلى الخبرة وقائمة المشاريع التي لم يتم وصفها في السيرة الذاتية، ولكنها مفيدة لهذه الوظيفة الشاغرة؛
   2.4. ذكّر مرة أخرى بدوافعك لهذا المنصب. كلما كان محتوى الفقرة 2.3 أبعد عن الخبرة المطلوبة، كلما كانت الفقرة 2.4 أكثر ضرورة.

3. فراق("مع أطيب التحيات"، "مع الاحترام") ومعلومات الاتصال المكررة

من المهم أن نتذكر أن جميع النقاط باستثناء 2.3 هي عبارة عن كليشيهات راسخة أنشأها مرشحون ناجحون على مدار سنوات عديدة من الممارسة. إنها قياسية وواضحة وهي بالفعل آداب عند التواصل من خلال رسائل الغلاف، ويجب ألا تتجاوز جملة أو جملتين ويتم كتابتها بدقة من فقرة جديدة مع مسافة بادئة.

دعنا نعطي مثالاً من رسالة من رئيس قسم المبيعات في شركة غربية كبيرة للسلع الاستهلاكية سريعة الحركة. إنها طويلة جدًا، لكنها مقبولة تمامًا بالنسبة لمنصب قيادي.

"إيرينا ، مساء الخير ،

أكتب إليكم بخصوص الوظيفة الشاغرة "رئيس قسم المبيعات لقناة التجارة الحديثة".

أجد المسؤوليات والأهداف الموصوفة لهذا المنصب مثيرة للاهتمام للغاية. لقد انجذبت دائمًا إلى المشاريع المعقدة والطموحة.

أود أن أشير على الفور إلى أنه ليس لدي أي خبرة في العمل على وجه التحديد مع الأجهزة المنزلية، ولكن على عكس معظم المرشحين، لدي نقاط القوة التالية:

• أكثر من 5 سنوات من الخبرة في العمل مع الشبكات الفيدرالية على مستوى كبار المسؤولين؛
• الإطلاق الناجح والإدخال عبر الإنترنت لمنتجات جديدة في فئات شديدة التنافسية (منتجات الألبان).

تشمل تجربتي المهنية أيضًا ما يلي:

• إدارة فرق من مندوبي المبيعات والمشرفين المكونة من 30 شخصًا؛
• إغلاق الحسابات المستحقة القبض للعملاء الرئيسيين.

إذا كانت هناك مصلحة مشتركة، أقترح عليك الاتصال بنا في أي وقت يناسبك.

بإخلاص،
أليكسي ح,
هاتف."

على الرغم من أن اسم المستلم يكون غير معروف في معظم الحالات، إلا أنه من المهم التأكد من أن الرسالة مخصصة ومدروسة. تذكر أن خطاب الغلاف النموذجي المنسوخ من المحتمل أن يترك سيرتك الذاتية غير مقروءة. الطلبات المحتملة للموقع يمكن أن تكون: "عزيزي قسم الموارد البشرية في الشركة X"، "أعزائي الموظفين في قسم التوظيف في الشركة X"، "عزيزي مدير التوظيف في الشركة X"، "لقد درست بعناية منصب رئيس قسم المبيعات لقناة التجارة الحديثة، وما إلى ذلك."

صغيرة ولكنها واسعة

تذكر أنه يجب قراءة خطاب التقديم خلال 10 ثوانٍ. لسوء الحظ، من الممارسات الشائعة في الثقافة الروسية أن تدرج في خطاب التقديم جميع المشاريع وتجارب الحياة التي لا علاقة لها على الإطلاق بالوظيفة الشاغرة. تكشف مثل هذه الرسائل عن سوء فهم تام للمنصب ودوره في الشركة.

حاول أن تكتب خطابًا قصيرًا ولكنه غني بالمعلومات ومفيد يحتوي على معلومات عالية الجودة فقط.

أسلوب العمل

يجب أن يكون أسلوب خطاب التقديم متسقًا مع صناعة الشركة وثقافة الشركة.

بالنسبة لمعظم أصحاب العمل في مجال الهندسة والطبية والمصرفية والاستشارية وغيرهم من أصحاب العمل، فإن أسلوب العمل المتسق الموصوف أعلاه مناسب. إنه مربح للجانبين بنسبة 95٪ من الوظائف الشاغرة المنشورة على الإنترنت. يتميز بأسهل أشكال الكتابة وأكثرها إفادة: بنية بسيطة، ومصطلحات، وغياب الجمل الثانوية المرهقة والمعقدة.

أما نسبة الـ 5% المتبقية - وهي مجالات التكنولوجيا الفائقة والإبداعية وبدء تشغيل تكنولوجيا المعلومات والشركات الخاصة والصغيرة ذات المنتجات المتخصصة - فهي تسمح بمزيد من العلاج الحر والعاطفي.

أخطاء

من الأخطاء الشائعة التي تقتل اهتمام القارئ على الفور حروف القالب. إذا كان هذا التطبيق نموذجيًا بالنسبة لك لدرجة أنك قمت بنسخ رسالتك، فستصبح نموذجيًا بالنسبة للمستلم.

لا تكرر تجربتك بعبارة أخرى في خطاب التقديم الخاص بك.. لا أحد يريد إضاعة المزيد من الوقت في قراءة نفس المعلومات مرتين.

الكتابة الإبداعية والفكاهةتكون مناسبة إذا كانت الشركة المعنية فقط واحدة من النسبة المئوية الصغيرة من أصحاب العمل الذين تعتبر الأصالة والفكاهة جزءًا من أنشطتهم المهنية وتتوافق مع الثقافة الداخلية للشركة.

إذًا، ما هو سر الرسائل التعريفية الناجحة؟ وهي منظمة وصغيرة الحجم ولكنها شاملة للغاية ومصممة وفقًا لثقافة الشركة ولا تحتوي على أخطاء. والأهم من ذلك أن خطابات التقديم هذه تركز على مصالح الشركة وليس على المصلحة الشخصية للمرشح. أظهر أنك تعرف ما تحتاجه الشركة وكيفية مساعدتها.

بشكل عام، يُفهم خطاب التقديم على أنه نوع من شهادة المعلومات التي يتم إعدادها عند إرسال المستندات والعروض التجارية والأصول المادية والسيرة الذاتية وما إلى ذلك إلى شخص آخر.

المهام الرئيسية التي تهدف هذه الورقة إلى حلها:

1. إذا لزم الأمر، يمكن أن يكون بمثابة دليل على أن المستندات قد تم إرسالها إلى المرسل إليه في الوقت المناسب.

   يجب أن يتضمن خطاب التقديم تاريخ الإعداد.

2. في حالة فقدان أي من المستندات المرسلة، مرة أخرى ستكون هذه الرسالة بمثابة دليل على أن الأوراق قد تم إرسالها في الأصل في حزمة كاملة. للقيام بذلك، يتم وضع علامة على الرسالة بـ "ملاحظة حول وجود مرفق"، حيث يتم سرد جميع المستندات المرفقة بالتسلسل.
3. يسمح للمرسل بالتحكم في الموعد النهائي، وإذا لزم الأمر، من خلال الإشارة إلى تاريخ الإرسال، طلب الرد (إذا كان ذلك ضروريًا في حالة معينة).

يجب أن يتم تسجيل خطاب التقديم لدى المرسل إليه الذي تم إرساله إليه.

ومع ذلك، إذا كانت هناك شكوك حول مدى دقة تنفيذ هذا الإجراء، فيمكنك إرساله بالبريد وطلب إشعار الاستلام. في هذه الحالة، لم يعد هناك ما يدعو للقلق بشأن تسجيل خطاب التقديم مع المستلم.

متى يكون من الضروري كتابة نص مرفق لإرسال طرد؟

هناك مجموعة كبيرة جدًا من المستندات التي يتطلب إرسالها إعداد خطاب تعريفي. إلى حد أكبر، تنشأ هذه الحاجة في مجال العلاقات التجارية (على سبيل المثال، أثناء الاتصال بين المنظمة والدولة، بين شركاء الأعمال، بين المورد والمشتري، وما إلى ذلك). بالإضافة إلى ذلك، كان هناك اتجاه حديث في كتابة خطاب تقديمي للسيرة الذاتية.

لذا، دعونا نلقي نظرة على بعض المواقف الشائعة التي تتطلب كتابة خطاب تعريفي:

1. إرسال المستندات إلى السلطات الضريبية (على سبيل المثال، أنواع مختلفة من التقارير الضريبية، ونسخة من الترخيص لممارسة نوع معين من النشاط، وما إلى ذلك).
2. إرسال المستندات بناءً على طلب الوزارات وجهاز الإحصاء الحكومي وما إلى ذلك. (على سبيل المثال، البيانات المالية، الأمر "عند الموافقة على السياسة المحاسبية للمنظمة"، وما إلى ذلك).
3. التفاعل بين شركاء العمل (إرسال اتفاقية، ولوائح العمل لتقديم خدمات معينة، وما إلى ذلك).
4. إرسال المستندات للمشتري من المورد (العقد، مذكرة التسليم، الفاتورة، الخ).
5. نقل البضائع والمواد (الاتفاقية، العقد، المواصفات، عينات المنتجات، وما إلى ذلك)، بالإضافة إلى العديد من أنواع المستندات الأخرى.

تجدر الإشارة إلى أن خطاب التقديم لا يحتوي على أي ميزات خاصة، ويتم تجميعه باستخدام Word أو أي محرر مناسب آخر، وفقًا للمتطلبات العامة لمستند العمل.

لذلك، دعونا قائمة كيفية إعداد ورقة لمرافقة وشرح المستندات المقدمة للنظر فيها:

• رأس المستند (تنعكس هنا تفاصيل مستلم ومرسل المستندات).
• تاريخ الإرسال ورقم الوثيقة.
• عنوان الرسالة.
• "نص" الوثيقة (يحتوي على الرسالة الموجهة إلى المستلم، فضلا عن الغرض منها).
• التطبيقات.
• الجزء الأخير (الاسم الكامل والمنصب وتوقيع المرسل).

إجراء التعبئة

حاليًا، لا توجد وثيقة قانونية تنظيمية تحتوي على الإجراء، بالإضافة إلى المتطلبات الأساسية لإعداد خطاب التقديم.

ومع ذلك، هناك عدد من القواعد العامة لأخلاقيات العمل والتي ينبغي اتباعها. دعونا نقدمها كقائمة المتطلبات الأساسية وكيفية الكتابة وإجراءات تجميع هذا النوع من الورق:

1. للكتابة، يجب عليك استخدام ترويسة المنظمة (إن وجدت)؛
2. يجب عليك الكتابة باستخدام أسلوب التواصل التجاري حصريًا؛
3. يجب أن تشير الرسالة إلى معلومات الاتصال بالمقاول في حالة وجود أي أسئلة لدى مستلم المستندات؛
4. وينبغي تقديم الاستئناف بكفاءة ووضوح ودقة.

يمكن تنزيل النماذج الخاصة بكيفية تنسيق وإنشاء خطاب تقديمي للمستندات بشكل صحيح عند إرسالها للموافقة عليها والنظر فيها أدناه.

كيفية الكتابة بشكل صحيح: تعليمات خطوة بخطوة للكتابة

من أجل رؤية ترتيب التجميع بشكل أكثر وضوحًا وإظهار كيفية رسم هذا النوع من الورق، فلنتخيل ذلك خوارزمية خطوة بخطوة ومثال لكتابة رسالة تعريفية باستخدام الأمثلة:

لمن هي موجهة إلى؟

يمكن إرسال خطابات من هذا النوع إلى مجموعة متنوعة من السلطات التي تتفاعل معها منظمة معينة أثناء أنشطتها.

لذا، دعنا نذكر من هو موجه إليه:

1. إلى الجهات الحكومية (الضرائب، دائرة الإحصاء، الوزارات، الدوائر، وغيرها).
2. شركاء العمل.
3. للموردين.
4. المشترين.
5. إلى الفروع، المنظمة الأم.
6. المستثمرين، الخ.

طرق الإرسال عند الإرسال للنظر والموافقة

لا تختلف طرق تسليم خطاب التقديم مع المستندات بشكل خاص عن طرق التفاعل المقبولة عمومًا بين مختلف المنظمات والسلطات. نحن ندرج الخيارات الأكثر شيوعًا:

1. إرسال مستند عبر البريد. هذه الطريقة هي الأبسط وتستخدم للمستندات العادية غير العاجلة ولا تحتوي على معلومات قيمة بشكل خاص.

   للإرسال، ما عليك سوى إسقاط الرسالة مع جميع المرفقات (المعبأة مسبقًا في ظرف) في صندوق البريد.

   هذه الطريقة هي الأرخص، لكنها في الوقت نفسه ليست فعالة وموثوقة للغاية، حيث قد تستغرق الرسائل وقتًا طويلاً للوصول إلى المرسل إليه أو يتم فقدها تمامًا.

2. الإرسال برسالة مسجلة تتضمن الإخطار. طريقة تسليم أكثر موثوقية. بعد تسليم الرسالة إلى المرسل إليه، يتلقى المرسل إشعارًا (الجزء القابل للفصل من الرسالة المرسلة) يحتوي على تاريخ استلام الوثيقة وتوقيع المستلم.
3. الإرسال برسالة قيمة تتضمن وصف المرفق. يتم استخدامه عادةً إذا كان من الضروري تسليم مستندات مهمة في مكان ما (على سبيل المثال، إلى السلطات القضائية).
4. باستخدام خدمة البريد السريع– يتم استخدام طريقة التسليم هذه للنقل العاجل للمستندات. يتأثر مبلغ الدفع بسرعة الخدمة المطلوبة.

   غالبًا ما تقوم المؤسسات الكبيرة بإنشاء خدمة البريد السريع الخاصة بها، والتي تم تصميمها لضمان تسليم جميع المستندات في الوقت المناسب إلى المرسل إليه النهائي.

5. باستخدام البريد الإلكتروني. للقيام بذلك، تحتاج إلى إجراء مسح ضوئي لجميع المستندات المرسلة مع خطاب التقديم.

وبالتالي، يعد إنشاء خطاب تقديمي للمستندات جزءًا لا يتجزأ من المراسلات التجارية. تتيح لك هذه الوثيقة تنظيم الأعمال الورقية وتجنب الارتباك.

كل ما تحتاج إلى معرفته لكتابة خطاب تغطية.

على الرغم من أن حوالي ثلث أصحاب العمل لا يقرأون خطابات التقديم، إلا أنها لا تزال مهمة، لذا لا ترسل سيرتك الذاتية أبدًا دون خطاب تقديمي. توضح في الرسالة مهارات الاتصال الكتابية لديك وتذكر تلك الحقائق التي لم تنعكس بشكل صحيح في السيرة الذاتية. يمكنك أيضًا منع الأسئلة وإزالة الاعتراضات التي قد تكون لدى صاحب العمل عند قراءة سيرتك الذاتية (على سبيل المثال، حول استراحة طويلة أو...

• يتم إرسال بعضها ردًا على وظيفة شاغرة مُعلن عنها
• ويتم إرسال الآخرين من قبل المرشح بمبادرة منه
• لا يزال البعض الآخر يحتوي على إشارة إلى صديق مشترك.

في هذه المقالة سوف تتعلم:

1. ما هو خطاب الغلاف؟
2. لماذا تحتاج إلى إرسال خطاب تعريفي مع سيرتك الذاتية؟
3. خطة لكتابة رسالة تغطية
4. نصائح لمساعدتك في كتابة خطاب تقديمي للبيع
5. أمثلة على العبارات المهذبة التي يجب استخدامها في نهاية خطاب التقديم
6. كيفية كتابة خطاب تغطية: قوالب للكتابة
7. أمثلة على خطابات التقديم للمناصب: مساعد مدير العلامة التجارية، مدير المكتب، مساعد المحرر، محلل، مسوق تجاري، مدير إقليمي، مساعد شخصي، مسوق إنترنت، محلل مساعد، مدير مشروع، مدير تسويق، مساعد شخصي للمدير، مدرب من خلال المبيعات.

1. خطاب تقديمي- هذا إعلان عن سيرتك الذاتية. في خطاب التقديم الخاص بك، يجب أن تثبت أنك تلبي المتطلبات المذكورة في الوظيفة الشاغرة على أفضل وجه.
تركز السيرة الذاتية على الماضي والحاضر. خطاب الغلاف موجه نحو المستقبل. أخبر مسؤول التوظيف كيف يمكنك إفادة الشركة في المستقبل ولماذا يجب أن يختارك.

يمكن لخطاب التقديم أن يحدث فرقًا كبيرًا بين مرشحين مؤهلين بشكل متساوٍ.

2. لماذا تحتاج إلى كتابة خطاب تقديمي؟

خطاب التقديم هو فرصتك، وعلى الأرجح فرصتك الوحيدة، للتميز عن المرشحين الآخرين بسيرتك الذاتية المشابهة لسيرتك الذاتية.
الغرض الرئيسي من كتابة خطاب التقديم هو إقناع مسؤول التوظيف بفتح سيرتك الذاتية وقراءتها. يشير وجود خطاب تقديمي مع السيرة الذاتية إلى النوايا الجادة للمرشح.

3. خطط لكتابة رسالة تعريفية

من؟

تبدأ أي رسالة بتحية شخصية. من المهم جدًا أن تشير في خطاب التقديم الخاص بك إلى اسم المستلم الذي تخاطبه. تحدد معظم الوظائف الشاغرة الاسم الذي يجب إرسال السيرة الذاتية إليه. في حالة عدم كتابة الاسم، سيتعين عليك إجراء القليل من البحث باستخدام محركات البحث (Google، وYandex، وما إلى ذلك) لمعرفة اسم مستلم خطاب التقديم الخاص بك. للبدء، قم بزيارة موقع الشركة الذي يحتوي على جهات الاتصال الخاصة بالمنظمة، واتصل برقم الهاتف واكتشف الأحرف الأولى من اسم الشخص الذي تحتاجه. إذا لم تنجح في العثور على اسم المستلم، فالعنوان: "عزيزي مدير الموارد البشرية!" سيكون مقبولا أيضا.

ماذا؟

في الفقرة الأولى، حدد المنصب الذي تتقدم إليه واشرح أين ومن سمعت عن هذه الوظيفة الشاغرة. خلاف ذلك، سيتكون لدى صاحب العمل انطباع بأنك أرسلت خطاب تغطية عام دون تحديد منصب معين. وهذا يعني أنك توفر الوقت الذي تقضيه في كتابة خطاب التقديم، وبالتالي تفقد ثقة صاحب العمل.

لماذا؟

قم بالبحث الخاص بك. ركز على الشركة التي ستكتب إليها وموقعها المفتوح. للقيام بذلك، سوف تحتاج إلى تجاوز الصفحة الأولى من نتائج بحث Google. يمكن أن يزودك موقع الويب الخاص بالشركة بثروة من المعلومات حول منتجاتها وخدماتها ومبادراتها المهمة. خذ الوقت الكافي للتعرف على أكبر قدر ممكن من المعلومات حول الشركة. أظهر أنك على دراية بأحدث المشاريع وعمليات الاستحواذ والإعلانات العامة. الجملتان اللتان توضحان أنك أخذت وقتًا للبحث عن المعلومات يمكن أن تقطع شوطًا طويلًا.

لماذا؟

ركز على ما يمكنك تقديمه لهم. يجب أن توضح أنك تحترم الشركة وتوضح اهتمامك، ولكن يجب أن يكون التركيز على ما يمكنك القيام به من أجلهم. أثبت لمسؤول التوظيف أنك أفضل مرشح لهذا المنصب. أعط ثلاثة أسباب لماذا يجب أن يتم تعيينك.

4. نصائح لمساعدتك في كتابة خطاب تغطية المبيعات

نصيحة رقم 1. لا تعيد صياغة سيرتك الذاتية
عند البدء في كتابة خطاب تقديمي، لا تنس أنه يشكل وحدة واحدة مع سيرتك الذاتية. لذلك، يجب ألا يكرر الخطاب المعلومات الواردة في السيرة الذاتية أو أن يكون نسخة وصفية من سيرتك الذاتية. لا تنس أن مسؤولي التوظيف لديهم خبرة كبيرة في قراءة السيرة الذاتية والرسائل التعريفية، لذلك ليس من المنطقي تكرار نفس المعلومات. وهذا قد يجعلهم يشعرون بالانزعاج من الوقت الضائع.

يجب أن تكون الرسالة التعريفية مكملة لسيرتك الذاتية، وليس تكرارها.

نصيحة رقم 2. كن موجز
قم بتقديم المعلومات المطلوبة فقط في نموذج مكثف في خطاب التقديم الخاص بك. تخيل أن لديك 15 ثانية فقط لإقناع صاحب العمل بمقابلتك. ماذا تقول له؟ أدخل هذا في خطاب التقديم الخاص بك! إن مسؤولي التوظيف مشغولون للغاية لدرجة أنهم لا يستطيعون قراءة رسائل تغطية طويلة تشبه المقالات. ولذلك، قم بتقسيم النص إلى فقرات صغيرة، باستخدام القوائم النقطية حسب الضرورة.

نصيحة رقم 3.لا تستخدم الكليشيهات
اقرأ الرسالة مرة أخرى وقم بإزالة أي الكليشيهات أو الابتذال التي لا تنقل أي معلومات ذات معنى أو محددة عنك. على سبيل المثال، لا تكتب أنك "مسؤول، اجتماعي، فعال، مجتهد، صادق، إلخ." الجميع يكتب هذا ولا يستحق الذكر.

نصيحة رقم 4.التحقق من ذلك سبع مرات
يجب كتابة خطاب التقديم وفقًا لجميع قواعد النحو وعلامات الترقيم وكذلك الأسلوب. لا تنس التحقق من نص الرسالة بحثًا عن الأخطاء النحوية. المثل القائل: "قس مرتين، اقطع مرة واحدة" يناسب هذه الحالة تمامًا.

5. أمثلة على العبارات المهذبة التي يمكن استخدامها في نهاية رسالة التقديم:

شكرا لاهتمامكم بسيرتي الذاتية.
سأكون ممتنا لقراءة سيرتي الذاتية.
شكرا لك على وقتك.
أشكركم مقدما على اهتمامكم بسيرتي الذاتية.
أنا سعيد جدًا لأنك استجبت لرسالتي.
أنا سعيد جدًا لأنني أتيحت لي الفرصة لإرسال سيرتي الذاتية إليك.
شكرا لاهتمامكم بسيرتي الذاتية.
سأكون سعيدًا بتلقي دعوة لإجراء مقابلة حيث يمكنني التحدث بمزيد من التفاصيل حول تجربتي المهنية.
نتطلع إلى دعوة لإجراء مقابلة.
بإخلاص.
إذا كان لديك أي أسئلة، يرجى الاتصال بنا.
سأكون سعيدًا جدًا بإتاحة الفرصة لي للقاء شخصيًا.
أشكركم مقدما على اهتمامكم بسيرتي الذاتية.
سأكون سعيدا للإجابة على أسئلتك.
كل التوفيق ويوم عظيم!
سأكون سعيدًا جدًا لو أتيحت لي الفرصة لتقديم نفسي في المقابلة.
إذا كان لديك أي أسئلة، يمكنك الاتصال بي على الرقم: 234-56-78-90 أو كتابة رسالة عبر البريد الإلكتروني.

6. قوالب الرسائل التعريفية

عادةً لا يزيد خطاب التقديم عن صفحة واحدة ويتكون من أربع أو خمس فقرات. في الفقرة الأولى عليك أن تقدم نفسك وتشرح سبب كتابة الرسالة، وفي الثانية تصف مهاراتك المهنية، وفي الثالثة تجيب على سؤال لماذا أنت مرشح مناسب للوظيفة الشاغرة. يجب أن تحتوي الفقرة الأخيرة على عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء: اطلب من المستلم تحديد موعد لمقابلة معك وتقديم معلومات الاتصال الخاصة بك.

قالب خطاب تغطية للمرشحين دون خبرة في العمل
عزيزي مدير الموارد البشرية!

مقدمة.
الجزء الرئيسي.أدخل في كل كتلة المتطلبات الأساسية المشار إليها في الوصف الوظيفي حسب القسم:

1. تعليم.
2. المهارات والمعرفة المهنية.
3. المهارات التقنية واللغات.

انتهاء.أجب عن السؤال: "لماذا يجب أن تفكر في هذا المنصب؟" يجب أن تؤكد أنك مناسب تمامًا وستكون سعيدًا بالعمل في هذه الشركة.
بإخلاص،
إف آي.
رقم التليفون
بريد إلكتروني

قالب خطاب تغطية للمرشحين من ذوي الخبرة في العمل
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أطلب منك أن تنظر في سيرتي الذاتية للوظيفة الشاغرة "X".
مقدمة.اشرح سبب رغبتك في العمل في هذه الشركة أو سبب اهتمامك بهذا المنصب.
الجزء الرئيسي.أدخل في كل كتلة المتطلبات الأساسية المشار إليها في الوصف الوظيفي:

1. خبرة.
2. التعليم (وضح ما إذا كان يلبي متطلبات الوظيفة الشاغرة. إذا كان التعليم غير مناسب، فلا تقم بتضمين هذه المعلومات في خطاب التقديم، ولكن ركز على الخبرة والمهارات).
3. مهارات احترافية.
4. مهارات تقنية.

انتهاء: أجب عن السؤال: "لماذا يجب أن تفكر في هذا المنصب؟" يجب أن تكرر هنا أنك الشخص المناسب تمامًا وستكون سعيدًا بالعمل في هذه الشركة.
بإخلاص،
إف آي.
هاتف
بريد إلكتروني

7. أمثلة على خطابات التقديم للسير الذاتية

المثال رقم 1.
وظيفة "مساعد مدير العلامة التجارية"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أطلب منك أن تنظر في سيرتي الذاتية للوظيفة الشاغرة "مساعد مدير العلامة التجارية".
أنا مؤد ومنظم فعال، يمكنني تحليل كمية كبيرة من المعلومات في سياق حل المشكلات المتنوعة. أحاول إيجاد حلول غير قياسية لتحسين الجودة، مع تقليل الوقت اللازم لإكمال المهام المعينة.
نقاط قوتي هي: المهارات التحليلية والكفاءة والاستقلالية في اتخاذ القرار والقدرة على التعلم العالية.
مستخدم ذو خبرة في برامج MS Outlook وWord وExcel وPower Point؛ أعرف أساسيات المراسلات التجارية وآداب العمل؛ أنا أتحدث الإنجليزية بطلاقة.
سيساعدني المستوى العالي من التنظيم الذاتي والاهتمام بالتفاصيل ومهارات الاتصال الممتازة في أن أصبح مساعدًا لا غنى عنه لمدير العلامة التجارية.

بإخلاص،
إف آي.
هاتف
بريد إلكتروني

المثال رقم 2.
الوظيفة "مدير مكتب"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أنا مهتم بالوظيفة الشاغرة لمنصب "مدير مكتب" في شركتك. أنا قريب جدًا من قيم شركتك التي يتقاسمها الموظفون، مثل: الحشمة والإخلاص والمسؤولية والطموح. لقد سمعت أيضًا الكثير من التعليقات الإيجابية حول العمل في شركتك من صديقي الذي أخبرني عن هذه الوظيفة الشاغرة.
دعني أخبرك لماذا أنا مثالي بالنسبة لك:
أنا خريج ميسي. درس في تخصص "إدارة الدولة والبلدية". أثناء دراستي، تدربت في شركات مثل فينوس ومارس. وشملت مسؤولياتي: إعداد العقود ومراجعتها، بالإضافة إلى إنشاء أنواع مختلفة من المستندات باستخدام برنامج مكتبي خاص.
لقد علمني العمل في هذه الشركات الكثير. لقد قمت بتوسيع معرفتي بحفظ السجلات وطبقتها بنجاح في الممارسة العملية. تعرفت أيضًا على خصوصيات العمل في المكتب.
أنا شخص اجتماعي ومسؤول. أستطيع العمل بفعالية في ظل ظروف مرهقة. أتعلم بسرعة وأتقن مهارات جديدة بسهولة. أنا أعرف لغتين تماما: الإنجليزية والألمانية.
إذا كان لديك أي أسئلة، يمكنك الاتصال بي على الرقم: 123-45-67-89 أو كتابة رسالة عبر البريد الإلكتروني.

بإخلاص،
جهات الاتصال

المثال رقم 3.
وظيفة "مساعد محرر"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أطلب منكم النظر في سيرتي الذاتية لوظيفة "محرر مساعد" الشاغرة والتي رأيتها على الموقع الإلكتروني لشركتكم "N".
أعمل حاليًا في كريستال كمساعد باحث. أود أن أبدأ مهنة في مجال النشر. تخرج من جامعة موسكو الحكومية التربوية بدرجة في اللغة الروسية وآدابها. اكتسبت في الجامعة خبرة واسعة من العمل كصحفي في إحدى الصحف الطلابية، لذلك فأنا على دراية جيدة بالنشر.
أستطيع العمل في المواقف العصيبة وأحب العمل ضمن فريق. بالإضافة إلى ذلك، أنا أتقن اللغة الإنجليزية.
سأكون سعيدًا جدًا بإتاحة الفرصة لي للقاء شخصيًا.
نتطلع إلى ردكم.
بإخلاص،
إف آي.
هاتف
بريد إلكتروني

المثال رقم 4.
وظيفة "مساعد محلل"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أطلب منكم النظر في سيرتي الذاتية لوظيفة "محلل مساعد" الشاغرة.
يسعدني جدًا أن تتاح لي الفرصة للمشاركة في مسابقة في شركة كبيرة مثل X، والتي تم تضمينها في قائمة أكبر 50 شركة خاصة في روسيا وهي واحدة من الشركات الرائدة في مجال السلع الاستهلاكية. استقرار الشركة مهم بالنسبة لي، و"X" تتطور حتى أثناء الأزمات، وتفتح العديد من الاتجاهات وتطور علاماتها التجارية الخاصة.
أعتقد أنني أستطيع التعامل بنجاح مع المسؤوليات الموضحة في الوظيفة الشاغرة.
حصل على درجتي البكالوريوس والماجستير في الاقتصاد من جامعة موسكو الحكومية. كمؤدي ومنظم فعال، يمكنني تحليل كمية كبيرة من المعلومات في سياق حل المشكلات المتنوعة. أحب حقًا العمل مع الأرقام، ففي التخصصات الدقيقة حصلت على أعلى الدرجات في الجامعة. أحاول إيجاد حلول غير قياسية لتحسين الجودة، مع تقليل الوقت اللازم لإكمال المهام المعينة.
مستخدم ذو خبرة في برامج MS Outlook وWord وExcel وPower Point؛ يمكنني ترجمة النصوص وتكييفها، وتقديم العروض التقديمية، وتحليل البيانات وتصورها في برنامج Excel، وأعرف أساسيات المراسلات التجارية والأخلاقيات وثقافة الاتصالات التجارية؛ مستوى إجادة اللغة الإنجليزية - فوق المتوسط.
سيساعدني المستوى العالي من التنظيم الذاتي والاهتمام بالتفاصيل ومهارات الاتصال الممتازة في أن أصبح مساعدًا لا غنى عنه.
سأكون ممتنا لقراءة سيرتي الذاتية.
بإخلاص،
إف آي.
هاتف
بريد إلكتروني

المثال رقم 5.
وظيفة "مدير المشروع"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أطلب منك أن تنظر في سيرتي الذاتية لوظيفة "مدير المشروع" الشاغرة.
أرغب في الانضمام إلى فريق من المحترفين في الشركة "أ" وأنا واثق من أنني سأتمكن من تطبيق خبرتي ومهاراتي بنجاح.
13 عامًا من العمل التحليلي والتصميمي في مجالات الأعمال المختلفة: الهندسة الميكانيكية والتأجير والخدمات المصرفية والتأمين. لدي درجتي البكالوريوس والماجستير من الجامعة المالية التابعة لحكومة الاتحاد الروسي.
أنا قادر على فهم جوهر المشروع الاستثماري الذي تم تحليله بسرعة، وبناء النماذج المالية وتقديم نتائج التحليل بوضوح للمستخدم النهائي في شكل عرض تقديمي باللغتين الروسية والإنجليزية. لدي المهارات اللازمة لإعداد استنتاجات حول المشاريع الاستثمارية وكتابة خطط العمل، بالإضافة إلى مراجعات السوق حسب الصناعة.
أستخدم منهجًا منظمًا في حل المشكلات المهنية، وأنا قادر على التنبؤ بتطور الأحداث وعواقب القرارات المتخذة، وإبراز وصياغة الاتجاهات الرئيسية في العمل، وتحديد الأهداف طويلة المدى، واقتراح ومناقشة أشكال وأساليب العمل من أجل حل المشاكل المخصصة.
أنا قادر على إدارة العديد من المشاريع بالتوازي والعمل ضمن مواعيد نهائية ضيقة.
نقاط القوة: الاجتهاد والمثابرة والتصميم والقدرة على التحكم في النفس والتحكم في الموقف والصفات القيادية والالتزام بالمواعيد.
أرفق سيرتي الذاتية وآمل أن تتاح لي الفرصة لأخبركم المزيد عن نفسي خلال المقابلة الشخصية.
بإخلاص،
إف آي.
هاتف:
بريد إلكتروني:

المثال رقم 6.
الوظيفة: "مساعد شخصي"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أنا مهتم جدًا بوظيفة "المساعد الشخصي" الشاغرة في شركتك. يوفر العمل في شركة كبيرة مثل شركتك فرصًا للنمو المهني والتطوير الشخصي. هذه هي الواجبات المدرجة في الوصف الوظيفي الذي أود القيام به.
أنا واثق من أنني في هذا المنصب سأتمكن من الكشف عن إمكاناتي كأفضل مساعد وستكون خبرتي المهنية مطلوبة بشدة.
لدي 3 سنوات من الخبرة في مجال الدعم الإداري والمعلوماتي للمديرين. أنا قادر على التفاعل بفعالية مع جميع أقسام الشركة. يمكنني استخدام الخبرة المكتسبة في الشركة "X" بشكل فعال في منصب في شركتك.
أنا قادر على حل المشكلات المعقدة وغير القياسية. كقاعدة عامة، أتمكن من التعامل معهم بسرعة كافية، ولكن إذا لم يتم حل المشكلة على الفور، فسوف أستمر في البحث عن حلول وسأنهي الأمر بالتأكيد. تحت أي ظرف من الظروف، أحاول أن أفعل كل ما وعدت به وألتزم بالمواعيد النهائية المتفق عليها.
أنا أستمتع بتعدد المهام؛ ستساعدني الصفات مثل سرعة رد الفعل ومهارات الاتصال ومقاومة الإجهاد في التعامل بنجاح مع مسؤوليات المساعد الشخصي.
سأكون سعيدًا جدًا لو أتيحت لي الفرصة لتقديم نفسي في المقابلة.
بإخلاص،
جهات الاتصال

المثال رقم 7.
الوظيفة: أخصائي تسويق
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أود أن أبدأ العمل وأبني مسيرتي المهنية في شركتكم كأخصائي تسويق.
أنا مهتم بسوق الكحول، لقد دافعت عن شهادتي وحصلت على تدريب داخلي في الشركة X، التي تحتل المرتبة الخامسة في تصنيف أكبر منتجي النبيذ والفودكا.
أستطيع أن أصف نفسي في ثلاث كلمات: محلل، وباحث، ومنظم.
في الشركة "أ"، كان مسؤولاً عن تحليل ربحية الخصومات والمبيعات والاستثمارات في العروض الترويجية في السلاسل الفيدرالية: Auchan، وPerekrestok، وMetro. التفاعل مع قسم المبيعات والتحليلات، وكذلك مع الوكالات الخارجية التي تنفذ أنشطة التسويق في الشبكات. لدي خبرة في تصميم وتنفيذ وتطوير فئات المنتجات المختلفة.
أعرف جيدًا مبادئ التخطيط والتسعير وإدارة التشكيلة. خلال فترة العمل في الشركة "أ" وصلت إلى مستوى مهني جديد وأنا ممتن جدًا للشركة لاكتسابها خبرة في التسويق التجاري وإتاحة الفرصة لها للعمل في مشاريع مثيرة للاهتمام.
لقد كنت جزءًا من الفريق الذي قدم خط إنتاج جديدًا إلى السوق الروسية. في الأشهر الثلاثة الأولى، كانت المبيعات ضعف ما كان مخططًا له.
أعتقد أن إحدى نقاط قوتي هي القدرة على القيام بمهام متعددة باستخدام قواعد بيانات كبيرة. لقد اكتسبت هذه المهارة من خلال أداء مهام مختلفة كل يوم ضمن مواعيد نهائية صارمة.
أحقق نتائج عالية من خلال بناء شبكة عمل من الاتصالات، مما يساعدني على التفاعل بفعالية مع جميع الإدارات ذات الصلة في الشركة وإكمال المهام المعينة في الوقت المحدد.
أسعى جاهداً لأن أصبح الأفضل في مجال عملي وأريد العمل في شركة حيث ستتاح لي الفرصة لتطوير مهاراتي والقيام بمشاريع مثيرة للاهتمام والعمل مع الأشخاص الذين سأتعلم منهم شيئًا ما.
سأكون سعيدًا بتلقي دعوة لإجراء مقابلة حيث يمكنني التحدث بمزيد من التفاصيل حول تجربتي المهنية.
بإخلاص،
إف آي.
هاتف:
بريد إلكتروني:

المثال رقم 8.
وظيفة "مسوق تجاري"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
يرجى النظر في سيرتي الذاتية للوظيفة الشاغرة "مسوق تجاري".
لدي خبرة 3 سنوات في مجال التسويق والمبيعات التجارية. اكتسبت خبرة دولية قيمة في قطاع السلع الاستهلاكية سريعة الحركة.
لقد أكملت بنجاح المهام المتعلقة بإعداد التقويم الترويجي وأنشطة الميزانية والتسويق والتفاعل مع أقسام المبيعات والتسويق والمالية ومع الوكالات الخارجية. أنا منخرط في تدقيق منافذ البيع بالتجزئة من أجل تحليل البيئة التنافسية ومراقبة عمل التجار ووضع مواد نقاط البيع.
وبما أنني أعمل تحت إشراف مدير المبيعات في روسيا ومدير التسويق التجاري في فرنسا، فإن هذا الهيكل التنظيمي يتطلب مني حل العديد من المشكلات في نفس الوقت. لذلك، تعلمت أن أخطط بعناية ليوم عملي، وأن أدير وقت عملي بفعالية، وهذا العمل يتطلب مني أيضًا أن أحدد أولوياتي بشكل صحيح.
أقوم بتخطيط وتنسيق ميزانية أحداث التسويق التجاري والتقويم الترويجي، ومراقبة مؤشرات الأعمال الرئيسية، بما في ذلك مؤشرات مثل المبيعات وحصة السوق والتوزيع والحجم والأرباح ومؤشرات صحة العلامة التجارية، وتقديم تقارير عن عمليات تدقيق منافذ البيع بالتجزئة.
تساعدني مهاراتي في الإقناع ومثابرتي في التحكم في الميزانية من أجل تقليل تكاليف الشركة المتعلقة بأنشطة التجارة والتسويق التجاري.
بفضل العمل ضمن فريق، أطور مهاراتي في التواصل. علاوة على ذلك، فإن الاجتماعات مع العملاء تتطلب مني إظهار مهارات الدبلوماسية والتفاوض.
يساعدني تحليل المبيعات الخارجية والداخلية على تطوير تفكيري التحليلي. بفضل التفكير التحليلي، يمكنني بناء علاقات السبب والنتيجة والإجابة على سؤال حول سبب نمو المبيعات أو انخفاضها؛ وبالتالي، أستطيع التخطيط بشكل فعال لحجم البضائع التي يجب إنتاجها في المصنع أيضًا كما تخطط للأنشطة الترويجية طوال العام، مع الأخذ بعين الاعتبار جميع المخاطر والفرص.
أهم صفة طورتها في نفسي أثناء دراستي وعملي هي مقاومة التوتر. أعرف كيفية الرد بشكل صحيح على أي موقف - أولا أقوم بتحليله، ثم أحاول إيجاد حل بديل للمساعدة في الخروج من حالة الأزمة.
أنا سعيد جدًا لأنني أتيحت لي الفرصة لإرسال سيرتي الذاتية إليك.
بإخلاص،
إف آي.
هاتف:
بريد إلكتروني:

المثال رقم 9.
منصب "محلل"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
يرجى النظر في سيرتي الذاتية لمنصب محلل.
لقد اكتسبت 3 سنوات من الخبرة التسويقية من خلال العمل في شركات عالمية في دول مثل فرنسا واسكتلندا وإسبانيا. أعمل الآن في شركة X، وهي الشركة الرائدة في بيع العلامة التجارية N ليس فقط في روسيا، ولكن أيضًا في أوروبا.
أشارك في تجميع وتحليل التقارير الأسبوعية عن المبيعات الداخلية والخارجية (حجم المبيعات، القطع، المنافذ، SKU، الهامش). أستخدم نموذج الربح والخسارة للتسعير (حجم الخصم والتنبؤ بالأسعار وإعداد مقترحات الأسعار).
لقد سمح لي إجراء وتحليل أبحاث التسويق بتطوير مهاراتي التحليلية وقدراتي على العمل مع كميات كبيرة من المعلومات.
شكرا لاهتمامكم بسيرتي الذاتية.
بإخلاص،
إف آي.
هاتف:
بريد إلكتروني:

المثال رقم 10.
وظيفة "مدير التسويق"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أود أن أقترح على الشركة X ترشيحي لمنصب مدير التسويق.
لدي 5 سنوات من الخبرة في مجال التسويق والتسويق التجاري والتخطيط والبحث والتحليلات والتسويق الاستراتيجي. اكتسبت خبرة دولية قيمة في قطاع السلع الاستهلاكية سريعة الحركة وأعمال السيارات والبناء. عمل في دول مثل المجر وبولندا وفرنسا.
علاوة على ذلك، فإن الدراسة في قسم التسويق بجامعة موسكو الحكومية أعطتني المعرفة اللازمة في مجال التسويق، والتي يمكنني تطبيقها بنجاح في شركتك.
يمكن أن أكون مفيداً بمعرفتي باللغات الأجنبية (أتقن اللغة الروسية والإنجليزية والألمانية في المستوى المتوسط) ومعرفة برامج الكمبيوتر المتخصصة: SAP، SPSS، برامج Microsoft Office (Word، Excel، Power Point) وأدوبي فوتوشوب وHTML وتحليلات برامج جوجل.
لدي خبرة ناجحة في إجراء العروض التقديمية، ووضع خطة لإطلاق منتج جديد، وتحليل مؤشرات الأعمال (المبيعات، والأسهم، والأسعار، وأحداث TM) وتنظيم أحداث نقاط البيع (POS). كما أن إجراء وتحليل أبحاث التسويق سمح لي بتطوير مهاراتي التحليلية وقدراتي على العمل مع كميات كبيرة من المعلومات.
الرجاء الاتصال بي عبر الهاتف إذا كنت مهتمًا بترشيحي.
نشكرك مقدمًا على اهتمامك بالسيرة الذاتية.
بإخلاص،

المثال رقم 11.
وظيفة "مساعد شخصي للمدير"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أطلب منك أن تنظر في سيرتي الذاتية للوظيفة الشاغرة "مساعد شخصي للمدير".
6 سنوات من الخبرة في المجال الإداري وتقديم الدعم الكامل للمدير: تخطيط جدول العمل، والحفاظ على التقويم، وتحديد أولويات المهام، وتتبع النتائج والمواعيد النهائية، وتنظيم الاتصالات الداخلية والخارجية، وإعداد المواد التحليلية والمعلوماتية.
أعرف أساسيات إدارة المكاتب والأرشفة وآداب الأعمال. مستخدم واثق للكمبيوتر الشخصي (Word وExcel وOutlook وPower Point) ويجيد اللغة الإنجليزية.
لدي مهارات التفاوض وبناء التفاعل الفعال على جميع المستويات الإدارية. أنا قادر على العمل مع كمية كبيرة من المعلومات في وضع تعدد المهام. القدرة على الاستجابة بسرعة للظروف الخارجية المتغيرة.
أنا قادر على حل جميع المشكلات وإحضارها إلى النتيجة النهائية بشكل مستقل، وفي كل مرة أجد حلاً ثالثًا غير قياسي، حيث تزداد جودة النتيجة ويقلل وقت التنفيذ. نقاط قوتي هي القدرة العالية على التعلم، والمبادرة، والطاقة، والدبلوماسية، والاهتمام بالتفاصيل، والاجتهاد، ومقاومة الإجهاد.
جاهز للعمل المكثف والشاق: ساعات العمل الطويلة، رحلات العمل، البقاء على اتصال دائم، تنفيذ التعليمات الشخصية من المدير، التبديل بين المهام والمشاريع المختلفة.
سأكون سعيدا للإجابة على أسئلتك.
بإخلاص،
إف آي.
هاتف:
بريد إلكتروني:

المثال رقم 12.
وظيفة "مسوق عبر الإنترنت"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
يرجى النظر في سيرتي الذاتية للوظيفة الشاغرة "Internet Marketer"
أكثر من 12 عامًا من الخبرة في إدارة الحملات الإعلانية المستقلة والترويج لتطبيقات الهاتف المحمول؛ تحسين محركات البحث، SMM، تسويق المحتوى، تسويق حرب العصابات، التسويق عبر البريد الإلكتروني.
لدي معرفة ممتازة بأدوات تحليل الويب (Google Analytics، Yandex Direct، Metrica)، يمكنني تحليل وتطوير أنظمة مؤشرات الأداء: تدقيق مصادر حركة المرور، وتحديد الأهداف والشرائح والأحداث، وحساب فعالية الحملات الإعلانية، وحركة المرور الواردة و مؤشرات الموقع الرئيسية.
يمكنني العمل ضمن فريق والتفاعل مع المقاولين والتفاوض وإيجاد الحلول المثلى والقيام بمهام متعددة.
أتعامل مع عملي بطريقة إبداعية، وأستخدم الترسانة الإضافية الكاملة لأدوات التسويق عبر الإنترنت، وأبحث عن طرق ومصادر جديدة للترويج عبر الإنترنت ومراقبة واختبار الابتكارات عبر الإنترنت.
أشكركم مقدما على اهتمامكم بسيرتي الذاتية.
بإخلاص،
إف آي.
هاتف:
بريد إلكتروني:

المثال رقم 13.
وظيفة "مدرب مبيعات"
عزيزي مدير الموارد البشرية!
أطلب منك أن تنظر في سيرتي الذاتية لوظيفة "مدرب مبيعات" الشاغرة.
لقد تمكنت من تحقيق هدفي المهني وهو أن أصبح مدرب مبيعات. لقد نشأت وتطورت أولاً في الشركات الروسية: Afanasy Beer وHappyland وTermex، ثم بحثت عن فرص لاكتساب خبرة جديدة ونمو شخصي وفتحت آفاقًا جديدة في شركات السلع الاستهلاكية سريعة الحركة العالمية: Schwarzkopf & Henkel وL'Oreal وAvon. الآن، في الدورات التدريبية، أشارك خبرتي الناجحة التي تبلغ 15 عامًا في مجال المبيعات والإدارة، وأوفر أدوات وتقنيات مبيعات فعالة.
اسمحوا لي أن أشرح لماذا أنا المرشح المثالي لهذا المنصب.

• أولاً، أنا مدير لدي أكثر من 12 عامًا من الخبرة الناجحة في مجال المبيعات، وأنا دائمًا على خط النار، وأختبر بانتظام مدى دقة تدريباتي في تحقيق الهدف.
• ثانيًا، أنا مدرب أعمال وأعرف منهجية إنشاء الدورات التدريبية والندوات عبر الإنترنت وفقًا لطلبات الشركة. أنا ممارس حقيقي، ولست مدرسًا أو مدربًا عاديًا لم يضطر أبدًا إلى البيع أو إقناع العملاء أو التفاوض. كنت في الحقول طوال الوقت، أتحقق يوميًا من فعالية الحالات والتمارين التي طورتها للتدريب.

هدفي هو تحقيق إنجاز حقيقي في تصرفات المشاركين بعد الانتهاء من التدريب! كما تمنح تدريباتي الطلاب دفعة كبيرة من الطاقة الداخلية وتحفزهم على تحقيق نجاح مهني عالي في الشركة.

سأكون سعيدًا بتلقي دعوة لإجراء مقابلة حيث يمكنني التحدث بمزيد من التفاصيل حول تجربتي المهنية.
بإخلاص،
إف آي.
هاتف:
بريد إلكتروني:

أكثر 55 أمثلة على رسائل الغلافلشغل مناصب مختلفة من مستوى متخصص إلى أعلى مدير من المجالات: التسويق، والمبيعات، والمالية / المصرفية، والمشتريات، والخدمات اللوجستية، والقانون، والإنتاج، وإدارة شؤون الموظفين، وتكنولوجيا المعلومات، والإدارة سوف تجد في الكتاب

تحميلفصل من كتاب "أمثلة على الرسائل الغلافية السيئة والجيدة"

اشترك في الدورة - نشرة إخبارية أسبوعية حصرية تحتوي على نصائح أساسية لأولئك الذين يرغبون في الحصول على وظيفة. وفيه، أشارك الموارد والأساليب التي تم تطويرها على مدار سنوات من العمل العملي مع المتقدمين، وأخبرهم بكيفية إطلاق هذه العملية وتنفيذها بشكل صحيح في كل مرحلة. تم إنشاء النشرة لمساعدة الباحثين عن عمل على اتخاذ الخطوات الصحيحة في الاتجاه الصحيح من المرة الأولى وتجنب الأخطاء المزعجة التي تؤدي إلى تأخير البحث.

تعمل علامتا التبويب التاليتان على تغيير المحتوى أدناه.

مدرب للبحث عن عمل وبناء المسار الوظيفي. المدرب والمحاور الوحيد في روسيا الذي يقوم بالتحضير لجميع أنواع المقابلات. خبير كتابة السيرة الذاتية. مؤلف الكتب: "أنا خائف من المقابلات!"، "تدمير #السيرة الذاتية"، "تدمير #الرسائل_الغلافية".

يجب على كل شركة، بغض النظر عن حجمها ونطاق نشاطها، أن تلتزم بأخلاقيات العمل. وهذا لا يتحدث فقط عن محو الأمية القانونية، ولكنه يؤكد أيضًا مكانة الطرف المقابل الجاد الذي يتوافق مع جميع القواعد في بيئة الأعمال.جزء لا يتجزأ من العلاقة بين المشترين والبائعين والمشاركين الآخرين في السوق هو تغطية الحرف.

عند إرسال المستندات عن طريق البريد، يجب عليك إرفاق خطاب تقديمي لهم. قد تعترض بعض الشركات التي لا ترغب في إضاعة الوقت الإضافي وتقول إن هذا النوع من العمل لا معنى له. هل سيكونون على حق؟ بالطبع لا.

1.
2.
3.
4.

دور خطاب الغلاف للمستندات

دور الرسائل التعريفية في ثقافة الأعمال الحديثة عظيم:

• أولا، بعد رؤية خطاب التقديم، لن يترك الطرف المقابل المراسلات المستلمة له دون الاهتمام الواجب. بعد كل شيء، سوف يحتوي على الرقم الصادر. وهذا يعني أن الشخص الذي تلقى الرسالة ملزم بتدوينها في مجلة المستندات الواردة الخاصة به. لذلك، يمكنك، كمرسل، الاتصال برقم المستلم بعد بضعة أيام والسؤال عما إذا كان قد تلقى حزمة من المستندات بالرقم الصادر المحدد.
• ثانيًا، في خطاب التقديم، يمكنك أن تكتب بوضوح المستندات التي يجب إرسالها إليك مع التوقيعات. صدقني، لن تجعل حياتك أسهل فقط (كما تظهر الممارسة، ينسى الطرف المقابل دائمًا أي نسخة من المستند)، ولكنه يساعد أيضًا المستلم في جمع المستندات بسرعة لإرسالها.
• ثالثا، لن يخبرك الطرف المقابل بأنه لم يتلق أي مستند. لأن تشير في خطاب التقديم إلى جميع المرفقات (بالرقم والتاريخ) التي ترسلها، ولن يتمكن المستلم من الادعاء بأنه، على سبيل المثال، لم يتلق بروتوكول الخلافات على العقد.

كتابة خطاب تغطية لا تنظمها الوثائق التنظيمية، لذلك لا يوجد نموذج واحد. يمكنك تنسيق خطاب التقديم الخاص بك باستخدام المثال المقدم في نهاية المقالة.

منح يتم إعداد الرسالة بأي شكل من الأشكالومع ذلك، عليك أن تأخذ في الاعتبار بعض النقاط:

• يجب طباعة الرسالة على ورق الشركة الرسمي.
• في الزاوية اليمنى العليا، قم بالإشارة إلى من يتم توجيه خطاب التقديم إليه.
• يجب طباعة الرقم الصادر مع تاريخ كتابة الرسالة في الزاوية اليسرى العليا.
• تأكد من كتابة سبب إرسال المستندات إلى الطرف المقابل. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل اتفاقية توريد إلى المشتري، فوضح أنك تطلب من الطرف المقابل التعرف على محتوياتها، ثم أرسل الاتفاقية عن طريق البريد مع ختم المدير وتوقيعه. بالإضافة إلى ذلك، أذكر أنه في حالة الخلاف مع بعض النقاط، يمكن للمشتري وضع بروتوكول الخلاف وإرساله في نسختين.
• لا تنس أخلاقيات العمل، بما في ذلك في الرسالة كلمات وعبارات مثل "عزيزي"، "نسألك"، "مع الاحترام".

من يجب عليه التوقيع على خطاب التقديم

إذا كنت مهتما في من يجب عليه التوقيع على خطاب التقديم، ثم هناك عدة خيارات. عندما يرسل المخرج خطابًا مع عرض تجاري للتعاون، فيجب عليه بالطبع التوقيع عليه. بعد كل شيء، في جوهرها، تتم المراسلات بين زعيمين.

إذا تم إعداد خطاب التقديم من قبل محاسب من أجل إرسال المستندات الأولية إلى المقاولين، فيجب أن يوقعه كبير المحاسبين فقط. في هذه الحالة، يجب أن تشير الرسالة إلى أن المستندات مخصصة لكبير المحاسبين في مؤسسة الطرف المقابل.

في نهاية خطاب التقديم يجب عليك تقديم الخاص بك بيانات المتصلحتى يتمكن مستلم المراسلات من الاتصال بك في حالة وجود أسئلة بخصوص المستندات المستلمة.

نموذج خطاب تغطية للمستندات

*اضغط على الصورة لمشاهدة الصورة بالحجم الكامل

خطاب تغطية للمستندات

يجب على كل شركة، بغض النظر عن حجمها ونطاق نشاطها، أن تلتزم بأخلاقيات العمل. وهذا لا يتحدث فقط عن محو الأمية القانونية، ولكنه يؤكد أيضًا مكانة الطرف المقابل الجاد الذي يتوافق مع جميع القواعد في بيئة الأعمال.جزء لا يتجزأ من العلاقة بين المشترين والبائعين والمشاركين الآخرين في السوق هو تغطية الحرف.

عند إرسال المستندات عن طريق البريد، يجب عليك إرفاق خطاب تقديمي لهم. قد تعترض بعض الشركات التي لا ترغب في إضاعة الوقت الإضافي وتقول إن هذا النوع من العمل لا معنى له. هل سيكونون على حق؟ بالطبع لا.

خطاب تغطية للمستندات

1. دور الرسالة التعريفية للمستندات
2. إعداد خطاب تقديمي للمستندات
3. من يجب عليه التوقيع على الرسالة التعريفية؟
4. نموذج خطاب تقديمي للمستندات

دور خطاب الغلاف للمستندات

دور الرسائل التعريفية في ثقافة الأعمال الحديثة عظيم:

• أولا، بعد رؤية خطاب التقديم، لن يترك الطرف المقابل المراسلات المستلمة له دون الاهتمام الواجب. بعد كل شيء، سوف يحتوي على الرقم الصادر. وهذا يعني أن الشخص الذي تلقى الرسالة ملزم بتدوينها في مجلة المستندات الواردة الخاصة به. لذلك، يمكنك، كمرسل، الاتصال برقم المستلم بعد بضعة أيام والسؤال عما إذا كان قد تلقى حزمة من المستندات بالرقم الصادر المحدد.
• ثانيًا، في خطاب التقديم، يمكنك أن تكتب بوضوح المستندات التي يجب إرسالها إليك مع التوقيعات. صدقني، لن تجعل حياتك أسهل فقط (كما تظهر الممارسة، ينسى الطرف المقابل دائمًا أي نسخة من المستند)، ولكنه يساعد أيضًا المستلم في جمع المستندات بسرعة لإرسالها.
• ثالثا، لن يخبرك الطرف المقابل بأنه لم يتلق أي مستند. لأن تشير في خطاب التقديم إلى جميع المرفقات (بالرقم والتاريخ) التي ترسلها، ولن يتمكن المستلم من الادعاء بأنه، على سبيل المثال، لم يتلق بروتوكول الخلافات على العقد.

إعداد خطاب تغطية للمستندات

كتابة خطاب تغطية لا تنظمها الوثائق التنظيمية، لذلك لا يوجد نموذج واحد. يمكنك تنسيق خطاب التقديم الخاص بك باستخدام المثال المقدم في نهاية المقالة.

يتم تجميع هذه الرسالة بأي شكل من الأشكال، ولكن عليك أن تأخذ في الاعتبار بعض النقاط:

• يجب طباعة الرسالة على ورق الشركة الرسمي.
• في الزاوية اليمنى العليا، قم بالإشارة إلى من يتم توجيه خطاب التقديم إليه.
• يجب طباعة الرقم الصادر مع تاريخ كتابة الرسالة في الزاوية اليسرى العليا.
• تأكد من كتابة سبب إرسال المستندات إلى الطرف المقابل. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل اتفاقية توريد إلى المشتري، فوضح أنك تطلب من الطرف المقابل التعرف على محتوياتها، ثم أرسل الاتفاقية عن طريق البريد مع ختم المدير وتوقيعه. بالإضافة إلى ذلك، أذكر أنه في حالة الخلاف مع بعض النقاط، يمكن للمشتري وضع بروتوكول الخلاف وإرساله في نسختين.
• لا تنس أخلاقيات العمل، بما في ذلك في الرسالة كلمات وعبارات مثل "عزيزي"، "نسألك"، "مع الاحترام".

من يجب عليه التوقيع على خطاب التقديم

إذا كنت مهتما في من يجب عليه التوقيع على خطاب التقديم، ثم هناك عدة خيارات. عندما يرسل المخرج خطابًا مع عرض تجاري للتعاون، فيجب عليه بالطبع التوقيع عليه. بعد كل شيء، في جوهرها، تتم المراسلات بين زعيمين.

إذا تم إعداد خطاب التقديم من قبل محاسب من أجل إرسال المستندات الأولية إلى المقاولين، فيجب أن يوقعه كبير المحاسبين فقط. في هذه الحالة، يجب أن تشير الرسالة إلى أن المستندات مخصصة لكبير المحاسبين في مؤسسة الطرف المقابل.

في نهاية خطاب التقديم، يجب عليك تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك حتى يتمكن متلقي المراسلات من الاتصال بك إذا كانت لديه أسئلة حول المستندات المستلمة.

نموذج خطاب تغطية للمستندات

*اضغط على الصورة لمشاهدة الصورة بالحجم الكامل

القسم: التوثيق

المصدر: BePrime.ru

أفكار تجارية

تحفيز

توثيق

الضرائب

عمل

لماذا تحتاج إلى كتابة خطاب تغطية؟

تملي آداب العمل كتابة خطابات تعريفية (أو كما يطلق عليها أيضًا الملاحظات المصاحبة) عند إرسال المستندات إلى الشركاء والوكالات الحكومية وفي حالات أخرى. يعد هذا مناسبًا بشكل خاص في المواقف التي تحتاج فيها إلى تأكيد نقل الحزمة إلى المستلم، والانتباه إلى النقاط الأساسية، ونقل طلب أو دليل للعمل، وكذلك تسجيل توقيت إجراءات الاستجابة. يمكن تقديم جميع المعلومات المهمة في الوثيقة المرفقة.

في أغلب الأحيان يتم تقديم الدعم:

• إلى اتفاقية التوقيع؛
• عند نقل المستندات المهمة (على سبيل المثال، العودة بعد التوقيع)؛
• إلى تقرير المصالحة؛
• إلى العرض التجاري؛
• إلى الوثائق إلى مكتب الضرائب؛
• للتقارير والنماذج والطلبات المقدمة من السلطات التنظيمية؛
• إلى الوثائق التنفيذية؛
• إلى وثائق الموظفين.

يمكنك كتابتها عند نقل المستندات شخصيًا وعند إرسالها عن طريق البريد أو البريد العادي أو البريد الإلكتروني.

كقاعدة عامة، يتم تجميعها من قبل الموظف المسؤول عن المستندات المرسلة أو سكرتير المنظمة.

التوقيع يكفي للتصديق، ولكن يمكن أيضًا لصق الختم. اليوم، لا يُطلب من المنظمات أن يكون لديها ختم دائري (82-FZ بتاريخ 04/06/2015). يتم الختم وفقًا لتقدير المؤسسة ما لم يطلبه المتلقي (على سبيل المثال، المؤسسات المالية).

دعونا نسلط الضوء بشكل منفصل على وظيفة أخرى مهمة للمرافقة - وهي جرد المستندات التي يتم إرسالها إلى المرسل إليه. يُنصح بإدراج جميع الأوراق بعناية، مع الإشارة ليس فقط إلى اسمها الكامل، ولكن أيضًا إلى عدد الأوراق الموجودة عليها، وما إذا كانت هناك مرفقات ونوعها، وعدد النسخ التي تم إرسالها من كل مستند. إذا فقدت الورقة لاحقًا، فستؤكد الورقة المرفقة أنك قمت بتسليمها إلى المستلم.

لذلك، من المهم إعداد المرافقة في نسختين واطلب من المستلم أن يشير على نسختك إلى تاريخ ووقت الاستلام، بالإضافة إلى الاتفاق مع المخزون.

هيكل خطاب الغلاف

يتم تنظيم مراسلات المنظمات بواسطة GOST R 6.30-2003 بتاريخ 03.03.2003. قد تختلف البنية والتفاصيل في التفاصيل، اعتمادًا على نوع الدعم، ولكنها بشكل عام تبدو كما يلي:

1. المرسل إليه (اسم وعنوان المنظمة واسم ومنصب الموظف الذي يتم إرسال المستندات إليه).
2. رقم وتاريخ الاستئناف.
3. محتوى.
4. قائمة الوثائق المرفقة.
5. المدقق.
6. جهات الاتصال.

يتم ترقيم المستندات المرفقة وفقًا لقواعد حفظ السجلات الخاصة بالمنظمة، مثل المراسلات الأخرى. حاليًا، تتعلق قواعد العمل المكتبي بالقضايا الداخلية للمؤسسة ويتم وضعها بموجب القوانين المحلية. تتطلب قواعد Gosstandart من الشركات صياغة وتسجيل مبادئ العمل المكتبي (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). عند إرسال مرافقة ردًا على عنوان من المرسل إليه، يمكنك الإشارة إلى رقم وتاريخ الصادر ضمن رقم العنصر. يمكنك أيضًا بدء النص بالعبارة: "إلى مرجع الاستئناف الخاص بك. لا.... من..."

وفي الحالات التي يجب فيها التواصل مع المنفذ المباشر يجب توضيح بيانات الاتصال الخاصة به. يتم وضع هذه المعلومات غالبًا في الركن الأيسر السفلي من النموذج. من المستحسن تضمين اسمك الأخير، والأحرف الأولى من اسمك (بالكامل أو لفترة وجيزة)، ورقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني.

دعونا نتعرف على ما يجب كتابته في رسالة الغلاف. يوصى ببدء النص بعبارات: "نرسل لك..."، "نرسل لك..." متبوعة باسم مختصر معمم للأوراق المرفقة بها. ليس من الضروري الإشارة إلى كل عنصر بالاسم في هذا الجزء بالذات من النص، حيث يتم توفير قسم آخر لهذا الغرض.

• رجاء تأكيد الإستلام؛
• يرجى التوقيع والعودة في الوقت المحدد؛
• يرجى الموافقة والعودة مع التعليقات أو إرسال بروتوكول الخلافات؛
• الرجاء استخدامه وفقًا للغرض المقصود منه؛
• أطلب منك التأكد من سلامة المعلومات السرية؛
• يرجى إبلاغي بالطريقة المنصوص عليها.

لا يُحظر تسليط الضوء على الأماكن المهمة بالخط العريض أو المائل للتأكيد.

قائمة الوثائق المرفقة

يتم إعطاء قائمة بالأوراق التي يتم تحويلها إلى المستلم بعد النص في قائمة بسيطة مع ترقيم كل عنصر. عند إنشاء قائمة، من المهم أن تتذكر تفرد كل عنصر. وفي هذه الحالة ينصح بالإشارة إلى التفاصيل كاملة. اعتمادًا على الغرض من خطاب التقديم، يمكن إعداد الطلب مع الإشارة إلى عدد النسخ والأوراق لكل مستند، أو عن طريق إحصاء عام.

على سبيل المثال:

1. الاتفاقية رقم 4 بتاريخ 01/06/2017 من نسختين. على 10 أوراق.
2. المواصفات الفنية غير أصلية، بتاريخ 2017/06/01، نسخة واحدة. على 3 أوراق.

إجمالي وثيقتين في 13 ورقة.

تنسيق خطاب الغلاف

وفقًا لمعايير المراسلات المقبولة عمومًا، يتم إعداد جميع المراسلات الصادرة على الورق الرسمي للمنظمة، مع الإشارة إلى الاسم والتفاصيل والعنوان البريدي الكامل (وهذا مهم بشكل خاص إذا كان من المتوقع الرد بالبريد العادي) ومعلومات الاتصال الأخرى.

لا توجد متطلبات لتصميم النص ومحتواه، فالرسالة مكتوبة بشكل حر. ولكن من الضروري اتباع قواعد المراسلات التجارية، وكذلك تجنب الغموض في الصياغة.

نموذج خطاب الغلاف

مثال على رسالة الغلاف

هناك تسجيل فيديو

طرح سؤال

من المعتاد إجراء المراسلات التجارية بين الكيانات التجارية والكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد على ورق رسمي للشركة يحتوي على طوابع زاوية تحتوي على تفاصيل المرسل.

يعتمد توقيع خطاب التقديم على نوع المستندات المرسلة.

على سبيل المثال، عند إرسال نسخة من عقد أو عرض تجاري، يتم عادةً توقيع الرسالة من قبل المدير الأول؛ إذا تم إرسال المستندات المحاسبية - كبير المحاسبين أو رئيس الإدارة المالية، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تشير الرسالة إلى اسم المنفذ الفعلي ومعلومات الاتصال به - للاتصال الفوري في حالة وجود أسئلة بخصوص المستندات المستلمة.

كقاعدة عامة، يتم إعداد خطاب تقديمي باسم الرئيس الأول للشركة المتلقية أو قسمها.

كيفية كتابة رسالة تغطية

إذا لم تتم معالجة الإرسال، فيمكن تخطي الاستئناف. ويتبع ذلك وصف للغرض من تقديم المستندات وطلب النظر فيها إذا لزم الأمر. بأمر من وزارة العمل في روسيا من نسخ من شهادات العجز عن العمل مع حسابات استحقاقات العجز المؤقت، إذا تم تقديمها إلى صاحب العمل.

في حالة وقوع حادث جماعي، حادث خطير، حادث مميت:. تقرير عن حادث عمل نموذج ن-1 – أصل.

نجد الجواب. إعادة طلب المستندات

اختتام مركز علم الأمراض المهنية بشأن تشخيص المرض المهني. قانون حالة المرض المهني الملحق بالقرار من نسخة المعلومات عن نتائج الأولية عند الدخول للعمل والفحوصات الطبية الدورية.

أنماط الخطاب

نسخة من قرار تشكيل لجنة تقصي الأمراض المهنية. قائمة الوثائق المحددة ليست شاملة، لأنه وفقا للفقرة.

العنوان في نسختين. من فضلك قل لي كيف أكتب بشكل صحيح في خطاب التقديم: الإدارة القانونية أو إدارة المدينة.

خطاب تغطية المواد لعينة FSS.

ترسل المنظمة العليا رسالة مع المرفقات: إذن كم عدد الأوراق؟ ولم تقدم شركتنا المستندات والمبررات الخاصة بالتعريفات من شركة الإدارة، كما تجاهلت التسرب من السقف وإزالة الثلوج. يرجى اقتراح أفضل السبل لصياغة سبب التأخر في دفع الراتب في خطاب تقديمي لمفتشية العمل.

لصياغة السبب، عليك أن تعرفه، لكنك لا تكتب أي شيء عنه.

عينات وأمثلة من رسالة الغلاف

ما هي المستندات التي ترسلها إلى التفتيش المصاحب مع خطاب توضيحي؟ من فضلك قل لي، عند إرسال نسخ من المستندات والأفعال والعقود للأطراف المقابلة عبر البريد الروسي، هل أحتاج إلى ملء قائمة بالمرفقات، أو هل يمكنني إرسالها بالبريد العادي؟

عند إرسال المستندات برسالة قيمة، يجب ملء جرد المرفقات، وبالتالي يكون مكتب البريد مسؤولاً عن سلامة المرفق. يمكنك إرسال المستندات عن طريق البريد المسجل أو البسيط، ولا يتم تجميع جرد المرفقات.

خطاب تغطية للمستندات- هذه رسالة مرفقة بالمستندات المرسلة وتحتوي على اسم المستند المرسل والإجراءات الإضافية للمستلم.

يعتبر خطاب التقديم مناسبًا للأسباب التالية:

• أولاً، إنه دليل على إرسال مستندات معينة.

  تغطية الحرف

  لن يكون المرسل إليه قادرا على القول بأنه لم يتلق مستندا، لأن الرسالة تحتوي على وصف لمحتويات الحزمة بأكملها من المستندات المرسلة؛

• ثانيًا، يحتوي على تعليمات للمستلم حول ما يجب فعله بالمستندات المستلمة: ما هي النسخ التي يجب توقيعها وختمها وأيها يجب إعادتها إلى المرسل.

كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات بشكل صحيح

تتم كتابة خطاب تغطية المستندات وفقًا للهيكل العام لخطاب العمل.

في الجزء العلوي من رأس هذا المستند، تتم الإشارة إلى المنصب واسم الشركة والاسم الكامل لمستلم الرسالة.

ثم يتم إدخال التاريخ ورقم الوثيقة، ويكتب أيضًا عنوان الرسالة.

أدناه رسالة إلى المستلم.

عادةً ما يبدأ نص خطاب التقديم للمستندات بالكلمات:

• نحن نرسل لك…
• نحن نرسل لك...
• نقدم لكم...

تحتاج هنا إلى الإشارة إلى اسم المستندات المرسلة وتاريخها ورقمها وكتابة التعليمات للمستلم: ما يجب فعله بالمستندات المستلمة.

قد يحتوي أيضًا الجزء الرئيسي من خطاب التقديم المصاحب للمستندات على طلب. في هذه الحالة، يتم استخدام عبارات القالب التالية:

• رجاء تأكيد الإستلام...
• أرجو المرور...
• يرجى إعلام...
• عد من فضلك...
• أرجو الاسترشاد...الخ.

تحت النص الرئيسي للرسالة، قد تكون هناك أيضًا ملاحظة حول وجود المرفقات لتسهيل معالجة البريد وتقليل احتمالية فقدان النسخ المرسلة من المستندات (انظر النموذج).

يحتوي الجزء الأخير من خطاب التقديم للمستندات على توقيع المرسل ومنصبه واسمه الكامل.

نموذج خطاب تغطية للمستندات

إلى المدير
جمعية ذات مسؤولية محدودة "ستاندرد"
إ.س. كوزمين

27.07.2013 № 23

عزيزي يفغيني ستانيسلافوفيتش!

نرسل إليكم الاتفاقية الموقعة والمختومة رقم 2013-25-07 بتاريخ 25 يوليو 2013 مع بروتوكول الخلافات. نطلب منك التوقيع على محضر الخلافات وختمه وإرسال نسخة واحدة منه إلى عنواننا خلال 10 أيام.

التطبيقات:
1) العقد من نسختين. (6 أوراق فقط)؛
2) بروتوكول الخلافات في نسختين. (ورقتان فقط).

مخرج

ديكوف

سم. ديكوف

يتم إعداد خطاب تغطية للمستندات على ترويسة المنظمة.